La convenzione riguardante l'abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri (nota anche come convenzione sull'apostilla o trattato sull'apostilla) è un trattato internazionale redatto dalla conferenza dell'Aja di diritto internazionale privato (Hague Conference on Private International Law - HCCH) e adottato a l'Aja il 5 ottobre 1961. Essa specifica le modalità attraverso le quali un documento emesso in uno dei paesi sottoscrittori può essere certificato per scopi legali in tutti gli altri stati sottoscrittori. Una certificazione rilasciata in base ai termini della convenzione è definita apostilla (originariamente dal latino a post illa, poi passata al francese apostille). Si tratta di una certificazione internazionale comparabile alla notarizzazione in diritto nazionale e normalmente si aggiunge alla notarizzazione locale del documento. Se tra due stati si applica la convenzione, tale apostilla è sufficiente per certificare la validità di un documento, senza necessità di una doppia certificazione da parte del paese originario e di quello ricevente.
Procedura
Le apostille sono apposte dalle "autorità competenti" designate dal governo di uno stato partecipante alla convenzione.[2] Un elenco di queste autorità è tenuto dalla conferenza dell'Aja di diritto internazionale privato. Esempi di autorità designate sono ambasciate, ministeri, tribunali o amministrazioni locali. Ad esempio, negli Stati Uniti il segretario di stato di ciascuno stato federato e i suoi vice sono solitamente autorità competenti. Nel Regno Unito tutte le apostille sono emesse dal Foreign Office di Milton Keynes.[3]
Per avere i requisiti per un'apostilla, un documento deve per prima cosa essere rilasciato o certificato da un funzionario dell'autorità che emetterà l'apostilla. Ad esempio, nello stato americano del Vermont, il segretario di Stato tiene l'elenco delle firme di tutti i notai pubblici, affinché i documenti notarizzati siano idonei per le apostille.[4]
Informazioni
Un'apostilla emessa da autorità norvegesi.
L'apostilla stessa è un timbro o un modulo stampato composto da dieci campi standard numerati. In alto c'è il testo APOSTILLE, sotto il quale viene posto il testo Convention de La Haye du 5 octobre 1961 ("Convenzione dell'Aia del 5 ottobre 1961" in lingua francese). Questo titolo deve essere scritto in francese affinché l'apostilla sia valida (articolo 4 della convenzione). Nei campi numerati, sono inserite le seguenti informazioni (possono essere nella lingua ufficiale dell'autorità che la emette o in una seconda lingua):
Uno stato che non ha sottoscritto la convenzione deve specificare in che modo i documenti legali stranieri possono essere certificati per il loro uso. Due paesi possono avere una convenzione speciale sul riconoscimento reciproco dei documenti pubblici, ma in pratica è raro che ciò avvenga.
Apostilla e legalizzazione
Un'apostilla emessa dallo Stato dell'Alabama in base alla Convenzione dell'Aia
Essendo il Canada uno stato non partecipante alla Convenzione dell'Aia, i documenti canadesi devono essere certificati due volte per poter essere utilizzati all'estero: dal Ministero Canadese degli Affari Esteri e successivamente dal consolato dello stato destinatario (i Paesi Bassi, in questo caso)
Stati partecipanti alla convenzione
La convenzione ha 115 partecipanti ed è in vigore per tutti i membri dell'Unione europea e quasi tutti i membri della conferenza dell'Aja di diritto internazionale privato (ne rimangono esclusi solo dieci paesi).
Nel 2017 la convenzione è entrata in vigore in Bolivia, Tunisia e Guatemala. Gli stati di prossima adesione sono Guyana (dal 18 aprile 2019, salvo obiezioni) e Filippine (dal 14 maggio 2019, salvo obiezioni).[5]
La convenzione è ancora applicabile a Hong Kong nonostante il trasferimento della sovranità dal Regno Unito alla Repubblica Popolare Cinese del 1º luglio 1997[7]
La convenzione è ancora applicabile a Macao nonostante il trasferimento della sovranità dal Portogallo alla Repubblica Popolare Cinese del 20 dicembre 1999[7]
^(EN) Apostilles/Authentication, su vermont-archives.org, Vermont State Archives and Records Administration, 14 dicembre 2009. URL consultato il 23 ottobre 2018 (archiviato dall'url originale il 30 luglio 2010).
Legge20 dicembre 1966, n. 1253, in materia di "Ratifica ed esecuzione della Convenzione riguardante l'abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, adottata a l'Aja il 5 ottobre 1961"
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