Gardner växte upp i Kanada, där hon 1990 tog examen i journalistik vid Ryerson University.[1] Hon började därefter på CBC Radio One, på det internationellt sända nyhetsprogrammet As it happens. Hon var reporter, producent och dokumentärmakare i mer än tio år, både för CBC och för Newsworld International. Hennes fokus låg på populärkultur och samhällsfrågor, inklusive hur media agerade under Kuwaitkriget.[2]
Senare övergick hon till CBC och i mars 2006 tog hon över jobbet som chef för avdelningen för nya medier, som utvecklade webbplatsen CBC.ca.[3][4]
I maj 2007 slutade Gardner på CBC, och började kort därefter som konsult för Wikimedia Foundation. Hennes område var framför allt organisationsstruktur.[5] Mitt i Wikimedia Foundations insamlingskampanj, i december 2007, anställdes Gardner som stiftelsens VD. Hon efterträdde då Brad Patrick som varit interims-VD, såväl som Wikimedia Foundations juridiska ombud.
Gardner ledde från september 2007 Wikimedia Foundations flytt från Saint Petersburg, Florida till San Francisco, och såg till att kontoret fick fler anställda (från 8 stycken 2007 till över 30 stycken 2010[6]).
I oktober 2009 utnämnde nättidningen Huffington Post Sue Gardner till en av de tio mest inflytelserika personerna i media under 2009 för arbetet med Wikimedia.[7]
2013 annonserade Gardner att hon skulle avgå som VD från Wikimedia Foundation.[8] 1 juni 2014 efterträddes hon som VD av Lila Tretikov och fortsatte därefter som stöd till den nya VD:n till slutet av maj 2016.