ניהול תוכן (content management או בקצרה CM) הוא מערכת של תהליכים וטכנולוגיות, בהם משתמשים כדי לקיים מחזור החיים של מידע דיגיטלי. דוגמאות למערכות ניהול תוכן הן מערכת ויקיפדיה, מערכות לניהול תכנים של אתרי אינטרנט, ומערכות טיפול בידיעות עיתונאיות.

מחזור החיים של המידע הדיגיטלי (contents) מורכב משישה שלבים עיקריים: יצירה, עדכון, פרסום, תרגום, ארכיבאות והפרשת המידע. בשלב הראשון נוצר המידע, ובשלב האחרון מופרש המידע מהמערכת לאחר שהתיישן או שאיננו רלוונטי יותר, מכל שיקול שהוא. את שלבי הביניים חוזרים ומפעילים (בעלי התפקידים) על התוכן על פי הצורך.

מערכות ניהול תוכן מספקות כלים להפעלת כל אחד מהשלבים אשר עובר פריט תוכן במהלך קיומו הדיגיטלי. ניהול תוכן הוא ביסודו תהליך שיתופי. בדרך כלל נוטלים בו חלק בעלי תפקידים מוגדרים מראש. נפוץ מאוד להגדיר חמישה סוגי תפקידים כאלו, כאשר כל אחד מהמשתמשים במערכת ניהול התוכן מסווג לפחות לאחד מהתפקידים:

• יוצר/כתב (author/creator) - אחראי ליצירת תוכן חדש ועריכתו, או כל אדם בעל הרשאה לייצר תוכן חדש.
• עורך (editor) - אחראי לטיוב (שיפור ובדיקה) של התכנים שנוצרו במערכת, ולעיתים גם על התאמת סגנון הגשתם.
• מפרסם (publisher) - אחראי לאישור או שחרור התכנים לשימוש שאר המשתמשים לאחר עריכתם.
• מנהל המערכת (administrator) - אחראי לפעילותה התקינה של המערכת, ומטפל בתפעול ובתחזוק השוטף שלה. מנהל המערכת איננו מנהל בדרך כלל את התכנים עצמם, אלא רק את המערכות הטכנולוגיות וההגדרות התומכות בהם.
• צרכן המידע (consumer) - המשתמש הסופי אשר קורא או צופה בתכנים הדיגיטליים שמגישה מערכת ניהול התוכן, לאחר שהללו פורסמו.

פריט תוכן עשוי לעבור גלגולים רבים במהלך חייו הדיגיטליים, אולם רק שלב אחד חייב לעבור כל פריט: שלב היצירה. בשלב היצירה, מידע חדש מתקבל במערכת על ידי אדם או על ידי תהליך אוטומטי כלשהו. לדוגמה, כתב מזין ידיעה עיתונאית למערכת העיתון, או פקיד סורק מסמך אל תוך מערכת ניהול המסמכים הארגונית.

כל עוד הפריט רלוונטי לצרכני המידע, המידע עשוי להתעדכן על ידי עורכי תוכן ולהתפרסם על ידי בעלי התפקידים המורשים לאשר אותו לפרסום. בדוגמת העיתון, כתבים יכולים לעדכן ידיעה או סיפור מתפתח, ועורכים ומגיהים עוברים על הידיעה טרם פרסומה, כאשר העורך מאשר אותה סופית לפרסום. לעיתים משתתפים אנשים נוספים: גרפיקאים מוסיפים תמונה או איור, וכתבים אחרים מוסיפים פרטים נוספים.

לעיתים פריט תוכן מתאים לקבוצה מסוימת אך דורש תרגום על מנת שקבוצת צרכנים שונה תפיק ממנו תועלת. השימוש המיידי לתרגומים הוא פשוטו כמשמעו - תרגום תוכן משפה אחת למשנייה. בנוסף, תרגום פירושו גם ביצוע המרות. למשל, מערכות ניהול תוכן מסוימות מסוגלות להמיר סרטי וידאו (תוכן מקורי) ולייצר סדרת תמונות (תוכן מתורגם).

מערכות ניהול תוכן מתקדמות מאפשרות ניהול גרסאות (version control): האפשרות לראות את כל גרסאותיו של פריט תוכן אחד, או קבוצת פריטי תוכן. תכונה זו לעיתים משולבת עם "ארכיון", בו ניתן לצפות בגרסאות הקודמות.

בהיעדר תקן אחיד לארכיון, כל יצרן מגדיר את שיטת הארכוב בעצמו: לעיתים אוגרת בו המערכת את כל הגרסאות הקודמות של כל הפריטים, לעיתים רק פריטים אשר סומנו במיוחד על ידי עורכים ומפרסמים (או מנהלי מערכת), ולעיתים ישנן מערכות ארכיון אשר מוחקות פריטים שהופרשו מהמערכת.

תוכן שאין בו צורך עובר תהליך של הפרשתו מהמערכת. מערכות מתקדמות בדרך כלל ישמרו, למעשה, את פריט התוכן (בהתאם לחוקים ותקנות רלוונטיים בחלק מהמדינות, דבר זה הכרחי ונדרש), אך יסמנו אותו כפריט מופרש. תוכן שהופרש מהמערכת לא יוצג בעתיד לצרכנים ולא יופיע, למשל, בתוצאות חיפוש בתוכה.

• מערכות ניהול אתרי אינטרנט
• מערכות לניהול תכנים לעיתונות
• מערכות ניתוב תכנים למנויים
• מערכות ניהול מסמכים
• מערכות workflow

• סיני גז, טיפים לניהול תוכן באינטרנט, באתר Geektime
• אסף וול, עורך תוכן דיגיטלי: מקצוע לבעלי הפרעות קשב, באתר ynet, 10 באוקטובר 2013