Japonijos rinktinė, nugalėjusi grupių etape Airiją ir Velsą, tapo pirmąja antros kategorijos (pagal Pasaulio regbį) rinktine, užėmusia pirmą vietą savo grupėje, ir pirmąja Azijos komanda, patekusia į atkrintamąsias varžybas. Trys dėl taifūno „Hagibis“ atšauktos grupių etapo rungtynės tapo pirmu tokiu įvykiu čempionatų istorijoje. Pirmą kartą turnyrų istorijoje čempione tapo komanda, nelaimėjusi visų turnyro rungtynių: Pirmose grupių etapo rungtynėse būsimoji čempionė Pietų Afrika 13–23 nusileido Naujajai Zelandijai.
12 iš 20 rinktinių į čempionatą pateko be atrankos varžybų. Jos 2015 m. vykusio VIII pasaulio regbio čempionato grupių varžybose pateko į geriausiųjų trejetukus. Likusios 8 rinktinės iškovojo kelialapius regioniniuose atrankos turnyruose ir tarpkontinentinėse atkrintamosiose rungtynėse (angl.play-off). Paskutinį kelialapį „paskutinės vilties“ (angl.repechage) turnyre Marselyje iškovojo Kanada, laimėjusi visas 3 turnyro rungtynes. Japonija užsitikrino dalyvavimą čempionate šeimininkės teisėmis.
Europos atrankos turnyrą laimėjo Rumunija, bet po Ispanijos protesto dėl dalyvavusių žaidėjų teisės atstovauti Belgijos rinktinę (kuriai ispanai pralaimėjo paskutines rungtynes) paaiškėjo, kad ne tik Belgijos, bet ir pačios Ispanijos bei Rumunijos rinktinės pažeidė atstovavimo šaliai taisykles. Šioms rinktinėms buvo atimti taškai, ir turnyro nugalėtoja tapo Rusija. Vokietija užėmė antrą vietą ir iškovojo teisę dalyvauti atkrintamosiose rungtynėse su Samoa.[4]
Burtų traukimo ceremonija įvyko 2017 m. gegužės 10 d. Kiote, 5 mėnesiais vėliau, nei prieš ankstesnius čempionatus, kad komandos turėtų daugiau laiko savo pasauliniam reitingui pagerinti.[5] Komandos buvo paskirstytos į krepšelius pagal tą pačią sistemą, kaip ir ankstesniuose turnyruose: į 3 pirmuosius krepšelius pateko 12 pajėgiausių praeito čempionato rinktinių, automatiškai iškovojusių teisę dalyvauti 2019 m. čempionate:
1 krepšelyje – 4 geriausios rinktinės pagal naujausią reitingą,
2 krepšelyje – sekančios 4 geriausios rinktinės pagal reitingą,
3 krepšelyje – sekančios 4 rinktinės pagal reitingą.
Likusios 8 rinktinės buvo paskirstytos į 4 ir 5 krepšelį pagal tokią tvarką:
4 krepšelyje – regioninių kvalifikacijos turnyrų nugalėtojai: Okeanijos, Europos, Amerikos ir Afrikos,
5 krepšelyje – antrą vietą Okeanijos ir Amerikos kvalifikacijos turnyruose užėmusios rinktinės, atkrintamųjų rungtynių ir „paskutinės vilties“ turnyro nugalėtojos.
Į krepšelius suskirstytos rinktinės (pagal pasaulinį reitingą 2017 m. gegužės 10 d.):
Kiekviena rinktinė galėjo registruoti čempionatui po 31 žaidėją. Žaidėjų sąrašai Pasaulio regbiui (Tarptautinės regbio tarybos pavadinimas nuo 2014 m. lapkričio) turėjo būti įteikti iki 2019 m. rugsėjo 8 d. Po šio termino keisti žaidėjų sąrašą buvo galima tik žaidėjo traumos atveju.
Teisėjai
Pasaulio regbis paskelbė 12 teisėjų, 7 teisėjų padėjėjus ir 4 video peržiūrų teisėjus, kurie teisėjaus grupių varžybose:[6]
Teisėjai
Wayne Barnes (Anglija)
Luke Pearce (Anglija)
Jérôme Garcès (Prancūzija)
Romain Poite (Prancūzija)
Pascal Gaüzère (Prancūzija)
Mathieu Raynal (Prancūzija)
Nigel Owens (Velsas)
Jaco Peyper (Pietų Afrika)
Ben O'Keeffe (Naujoji Zelandija)
Paul Williams (Naujoji Zelandija)
Nic Berry (Australija)
Angus Gardner (Australija)
Teisėjų padėjėjai
Matthew Carley (Anglija)
Karl Dickson (Anglija)
Andrew Brace (Airija)
Brendon Pickerill (Naujoji Zelandija)
Federico Anselmi (Argentina)
Shuhei Kubo (Japonija)
Alexandre Ruiz (Prancūzija)
Video peržiūrų teisėjai
Graham Hughes (Anglija)
Rowan Kitt (Anglija)
Ben Skeen (Australija)
Marius Jonker (Pietų Afrika)
Grupių etapas
Pirmajame arba grupių etape dalyvavo visos 20 rinktinių, padalintų į 4 grupes po 5 komandas. Kiekvienoje grupėje buvo sužaista po 10 rungtynių, kuriose tarpusavyje žaidė visos grupės rinktinės. Už pergalę buvo skiriami 4 taškai, už lygiąsias – po 2, už pralaimėjimą – 0. Komanda, atlikusi rungtynėse 4 ar daugiau žeminimų, gaudavo papildomą tašką. Papildomas taškas priklausė ir už mažesnį nei 8 taškai pralaimėjimą.
Dvi pirmąsias vietas grupėje iškovojusios rinktinės pateko į ketvirtfinalį, o 3 pirmąsias vietas užėmusios – iškovojo teisę dalyvauti 2023 m. čempionate. Vienodą taškų skaičių surinkusioms rinktinėms vertinti buvo nustatyti tokie kriterijai:
Tarpusavio rungtynių rezultatas;
Bendras pelnytų ir praleistų taškų skirtumas;
Bendras pelnytų ir praleistų žeminimų skirtumas;
Bendras pelnytų taškų skaičius;
Bendras pelnytų žeminimų skaičius;
Oficialus pasaulinis regbio reitingas 2019 m. spalio 14 d.
Jei vienodą taškų skaičių surinktų 3 komandos, iš pradžių pagal šiuos kriterijus būtų nustatyta aukščiausią vietą užėmusi komanda. Paskui, antrai vietai nustatyti, dvi likusios komandos būtų vertinamos iš naujo, pradedant pirmuoju kriterijumi.
Spalio 10 d. Pasaulio regbis ir čempionato organizacinis komitetas pranešė, kad dėl artėjančio taifūno „Hagibis“ atšauktos Naujosios Zelandijos ir Italijos rungtynės B grupėje bei Anglijos ir Prancūzijos rungtynės C grupėje.[7] Tai buvo pirmas kartas pasaulio čempionatų istorijoje, kai atšauktos rungtynės. Spalio 12 d. atšauktos ir Namibijos–Kanados rungtynės B grupėje. Pagal varžybų taisykles komandoms skirtos nulinės lygiosios ir po 2 taškus. Dėl šių atšaukimų Prancūzija neteko galimybės kovoti su Anglija dėl pirmos vietos grupėje, o Italija – galimybės patekti į ketvirtfinalį, jei nugalėtų Naująją Zelandiją atitinkamu taškų skirtumu.