מזכיר הוא תפקיד שלו משמעויות אחדות. במשמעות הנפוצה זהו עובד העוסק בענייני המנהלה (אדמיניסטרציה) של ארגון או אחת מיחידותיו, או עומד בראש הארגון (מזכיר כללי).
מזכיר הוא עובד העוסק בענייני המנהלה של ארגון או אחת מיחידותיו, ולעיתים בענייני המנהלה של אדם יחיד. תפקידי המזכיר כוללים, בין היתר:
תיאום פגישות בארגון ומחוצה לו. בעבר הצריכה פעילות זו שימוש ביומנים מנייר, אך מסוף המאה העשרים נעשה תיאום זה בעיקר באמצעות יומן אלקטרוני, כגון אאוטלוק.
טיפול במידע המגיע למשרד (מיון, הפצה, קטלוג, תיוק וכו').
הדפסת תכתובת משרדית לסוגיה: פרוטוקולים של ישיבות, דואר יוצא וכדומה. בעבר שימשה למטרה זו מכונת כתיבה, שהוחלפה בסוף המאה העשרים במעבד תמלילים.
הכנתם של חדרי ישיבות, ובפרט הכנת תקרובת ליושבים בהם.
קבלת שיחות טלפון אל היחידה הארגונית, ובפרט אל מנהלה, ומתן מענה להן או הפנייתן לגורם המתאים. פונקציה זו הביאה לכך שהמשיבון כונה "מזכירה אלקטרונית", אך שם שנזנח כיוון שאינו תקין פוליטית.
קבלת פני קהל מבקרים המגיע לארגון, מתן מענה לשאלות, הכוונה ומתן עזר.
במקצוע זה יש סוגי תפקידים והתמחויות שונים, דוגמת מזכירה רפואית, הנלמד בקורס אקדמאי, מזכירת בית ספר, מזכירת מנכ"ל, מזכירת כוח אדם, מזכירת מעבדה. בחלק מן המקצועות יש צורך בתעודת גמר או מקצוע מוכרת כדי לעסוק בתחום. בתחום המזכירות הרפואית יש צורך בתעודת גמר ותעודת מקצוע מטעם משרד העבודה והרווחה, אותן מקבלים אחרי השלמת קורס ייעודי ומעבר בחינות פנימיות ובחינות חיצוניות מעשיות ועיוניות[1].
בחלק ממקצועות המזכירות קיימות מספר דרגות הסמכה (דרגה 1, דרגה 2 וכדומה). אנשי ונשות המקצוע יכולים להתקדם בסולם הדרגות על ידי צבירת וותק מקצועי, השתלמות בקורסים ועמידה בבחינות ממשלתיות[2]. הקורסים להכשרת מזכירות נלמדים בדרך כלל במכללות מקצועיות ללימודי תעודה ובמרכזי הכשרה[3], ובמקרים אחרים בארגונים ומוסדות ממשלתיים שבהם נחוצים מזכירים ומזכירות, כגון לשכת עורכי הדין שעורכת לעיתים קורסים להכשרה בתחום המזכירות המשפטית.
לעיתים, בארגונים גדולים, בהם עובדות במשרד מספר פקידות, מנהלת המשרד נקראת "מזכירה", בשונה מהעובדות האחרות.
עקב שם המקצוע המשרד (או עמדת העבודה), שבו נמצא המזכיר, מכונה "מזכירות", דוגמת: "מזכירות המפעל", "מזכירות המרפאה". כמו כן, עבודה הקשורה לענייני משרד כלליים וטיפול בניירת, מכונה "עבודת מזכירות".
כיום רוב העוסקים במקצוע זה בישראל הם נשים. המילה "מזכיר", המציינת גבר העוסק בתפקיד זה, הפכה לנדירה. עם זאת, במגזר החרדי עדין מקובלת העסקת גברים במקצוע זה.
_01.jpg)
