הוצאה היא יציאה של כסף, מזומנים או שווי מזומנים או כל צורה אחרת של עושר במהלך תקופת זמן נתונה, לאדם או קבוצה אחרת עבור מוצר או שירות או סוג אחר של עלות. הוצאה בדרך כלל נמדדת בחודשים, רבעונים או שנים.
בחשבונאות, להוצאה יש משמעות מאוד ספציפית והיא היציאה של מזומן או נכס אחר מיישות אחת לישות אחרת. היציאה הזו היא לרב צד אחד בעסקה במוצר או שירות שיש לו ערך נוכחי או ערך עתידי ששווה יותר עבור הרוכש מאשר למוכר. ההגדרה של המסגרת המושגית לדיווח כספי להוצאה היא: "קיטון בנכס או גידול בהתחייבות"[1]. מבחינה מאזנית, הוצאה משתקפת כקיטון בהון העצמי דרך סעיף העודפים.
הנהלת חשבונות להוצאה
בהנהלת חשבונות כפולה הוצאה נרשמת בצד החובה בחשבון ההוצאה והדבר מתבטא בדוח רווח והפסד ולעיתים בדוח על הרווח הכולל. מנגד, בצד הזכות נרשם קיטון של חשבון נכס או גידול של חשבון התחייבות שהם סעיפים מאזניים. דוגמאות להוצאות עסקיות נפוצות הן הוצאות פחת, הוצאות שכר, הוצאות מימון והוצאות שכירות. יש לשים לב שמבחינה חשבונאית רכישה של נכס אינה מהווה הוצאה שוטפת רגילה אלא מהווה הוצאה הונית אשר בדרך כלל מגולמת כנכס במאזן החברה.
עקרון ההקבלה בין הוצאות להכנסות
על פי עיקרון זה, כל הוצאה תרשם אל מול ההכנסה שהיא עזרה להפיק, ללא קשר למועד תשלומה בפועל. מטרת העיקרון היא להציג בדוח על הרווח הכולל תמונה מלאה אשר משקפת את הפעילות העסקית של החברה בצורה מהימנה יותר. לדוגמה, בעת מכירת מלאי נוצרת לחברה הכנסה אבל כדי להפיק את אותה ההכנסה, החברה כנראה נאלצה להוציא הוצאות רבות אשר לרב יקבלו ביטוי בעלות המכר רק כאשר המלאי ימכר בפועל. עיקרון זה קיים בכלל ההוצאות העסקיות של החברות, דרך הוצאות השיווק והפרסום, וכלה בהוצאות המימון למימון הפעילות של החברה. עיקרון זה עוזר להשיג את המטרה של דוח רווח והפסד ולשקף בעצם את ההרווח האמיתי של פעילות החברה.
לא תמיד אפשר ליישם את עקרון ההקבלה. כלומר, לעיתים לא ניתן לרשום את הוצאה מסוימת במקביל להכנסה שהיא סייע להפיק, אם מפני שזה בלתי אפשרי, אם מפני שישנה אי-ודאות לגבי המידה בה ההוצאות יובילו להכנסות ואם מפני שעלות החישוב והייחוס גבוהה מדי. לדוגמה, תשלום הוצאות חשמל: קשה לדעת איזו הכנסה בדיוק נוצרה בעקבות השימוש בחשמל. במקרה זה ההוצאות יירשמו בהתאם לתקופה שבה השתמשנו בחשמל וללא קשר לרווח שנוצר משימוש זה.
הוצאה בדוח תזרים המזומנים
בדוח תזרים מזומנים יציאה של מזומנים מסווגת לשלוש קטגוריות:
- מזומנים ששימשו לפעילות שוטפת (למשל תשלומי מזומנים לספקים בגין סחורות ושירותים).
- מזומנים ששימשו לפעילות השקעה (למשל תשלומי מזומנים לרכישת רכוש קבוע).
- מזומנים ששימשו לפעילות מימון (למשל תשלומי מזומנים בגין מרכיב הקרן בפרעון של הלוואה).
בין אם יציאה מסוימת מסווגת כהוצאה שוטפת אשר מקבלת ביטוי מיידי בדוח רווח והפסד ובין אם היא מסווגת כהוצאה הונית היא תקבל ביטוי גם בדוח תזרים מזומנים שכן כל תנועה במזומני החברה משתקפת בדוח הזה.
דוח הוצאות
דוח הוצאות הוא סוג של מסמך המכיל את כל ההוצאות שנבעו לאדם כתוצאה מפעילות עסקית מסוימת. לדוגמה, אם מנכ"ל של חברה צריך לנסוע למדינה אחרת בשביל פגישה עסקית, הארוחות, נסיעות והוצאות נוספות שיהיו לו כתוצאה מהנסיעה יתווספו אל דוח ההוצאות. ברב המקרים, הוצאות אלו יוחזרו אל האדם על ידי החברה. עקב כך שמדובר בהוצאות עסקיות, הוצאות אלה ייחשבו בדרך כלל כהוצאה מוכרת לצורכי מס[2].
כיום, בהרבה חברות ישנן מערכות אוטמטיות אשר עוזרות לנהל ולעקוב אחרי דוחות ההוצאות של העובדים שלהן. פתרונות אלו יכולים, בן השאר, להפחית בעלויות זמן, טעויות והונאה[3]
ראו גם
קישורים חיצוניים
הערות שוליים
