Das Treffen begann am 21. Oktober 1848, nachdem der Kölner Erzbischof Johannes von Geissel nur drei Wochen vorher dazu eingeladen hatte, und endete nach unvorhergesehen langen Beratungen am 16. November. Teilnehmer waren 25 Diözesanbischöfe oder deren Vertreter sowie ausgewählte theologische Berater, keine Laien. Tagungsort war das Priesterseminar Würzburg, für die letzten drei Tage das Minoritenkloster Würzburg. Gastgeber war der Würzburger Bischof Georg Anton Stahl.
Die kurzfristige Einladung, die hohe Teilnehmerzahl und die lange Dauer des Treffens zeugen von der Dringlichkeit der anstehenden Themen. Das Ende der reichskirchlichen Ordnung mit ihren geistlichen Staaten lag noch kein halbes Jahrhundert zurück, die Neuorganisation der deutschen Diözesen erst 25 Jahre. Seit dem 18. Mai 1848 tagte in Frankfurt das Paulskirchenparlament und verhandelte kontrovers über eine nationalstaatliche und konstitutionelle Neuordnung Deutschlands. Diesem brisanten Geschehen wollten die Bischöfe nicht untätig zusehen. Sie formulierten Grundsatzaussagen zum Verhältnis von Kirche und Staat, zur kirchlichen Schulaufsicht, zur Rechtsstellung des Klerus und zu Fragen der Gesellschafts- und Sozialordnung. Sie verabschiedeten drei Denkschriften: eine an alle Gläubigen, eine an die Regierungen und eine an die Geistlichen.[1]