Manajemen informasi

Manajemen informasi adalah pengelolaan sumber daya informasi dari sekumpulan data menjadi informasi yang berguna dan dapat dimanfaatkan oleh suatu lingkungan organisasi. Pelaksana dari manajemen informasi adalah pihak manajemen.^[1] Manajamen informasi dibutuhkan seiring dengan peningkatan kegiatan bisnis dan teknologi komputer yang berkembang pesat. Sumber daya manajemen informasi meliputi sumber daya fisik yang mencakup manusia, mesin, material dan uang. Selain itu, terdapat pula sumber daya konseptual yang meliputi data dan informasi.^[2] Produk yang dihasilkan oleh manajemen informasi berupa literasi informasi dan literasi komputer. Informasi lama yang dikelola oleh manajemen informasi umumnya diganti dengan informasi-informasi terbaru.^[3] Selain itu, informasi dan data yang tidak memiliki nilai guna oleh manajemen informasi akan dibuang pada waktu tertentu.^[4]

Kebutuhan

Informasi telah menjadi salah satu kebutuhan dan sumber daya utama di dalam suatu organisasi. Manajemen informasi dilakukan sebagai dampak adanya pandangan ini.^[5] Kebutuhan terhadap manajemen informasi dipengaruhi oleh dua hal. Pertama ialah peningkatan jumlah kegiatan bisnis, sedangkan yang kedua adalah pengembangan teknologi komputer yang berkembang dengan pesat. Peningkatan jumlah kegiatan bisnis disebabkan oleh beberapa hal. Kegiatan bisnis meningkat seiring dengan terbentuknya persaingan ekonomi di tingkat mancanegara yang kemudian juga membentuk ekonomi internasional. Sementara perkembangan teknologi komputer membuat para penggunanya dapat dengan mudah memanfaatkan komputer untuk mempermudah pekerjaan yang berkaitan dengan mengelola informasi.^[6]

Kebutuhan akan manajemen informasi juga meningkat seiring peningkatan kompleksitas teknologi dan keterbatasan waktu dalam berbisnis. Berbagai teknologi bisnis yang canggih telah diterapkan pada berbagai tempat bisnis skala kecil dalam lingkungan masyarakat, misalnya kode batang di supermarket dan penerbangan serta anjungan tunai mandiri dan televisi sirkuit tertutup di gedung parkir. Sementara keterbatasan waktu terjadi akibat kecepatan kegiatan operasional yang terus meningkat. Keterbatasan waktu ini kemudian memunculkan kebiasaan yang meliputi penggunaan internet, telepon dan penjadwalan secara tepat waktu.^[7]

Fungsi

Manajemen informasi mememiliki beberapa fungsi tertentu. Fungsi paling awal dari manajemen informasi adalah mengelola sistem pengolahan informasi atau transaksi yang telah usang menjadi sistem baru. Penyebab keusangan dari sistem ialah adanya teknologi baru.^[8] Fungsi berikutnya dari manajemen informasi adalah mengelola sistem legasi. Manajemen informasi dalam hal ini berperan mengikuti kecepatan perubahan berbagai perangkat keras baru yang digunakan untuk mengelola informasi. Pihak manajemen informasi juga harus menggunakan data dan menampilkannnya secara multimedia. Sedangkan fungsi lanjutan dari manajemen informasi adalah membangun manajamen pangkalan data. Manajemen informasi juga harus mengelola paket pangkalan data yang digunakan untuk keperluan analisis data.^[9]

Model

Manajemen informasi dapat digambarkan menjadi sebuah model sederhana. Model ini membentuk suatu sistem yang secara berurut berisi kegiatan perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan. Ketiga unsur di dalam model ini membentuk sistem yang saling mempengaruhi dan saling bergantung satu sama lain.^[10] Model manajemen informasi yang digunakan di dalam organisasi harus sesuai dengan ketentuan manajemen yang berlaku di dalam organisasi.^[11]

Sumber daya

Sumber daya pada manajemen informasi meliputi manusia, material, mesin, uang, serta data dan informasi. Manusia, material, mesin dan uang termasuk sumber daya informasi yang bersifat fisik. Keempat jenis sumber daya ini memiliki bentuk yang nyata. Sementara data dan informasi termasuk sumber daya manajemen informasi yang bentuknya tidak nyata. Data dan informasi juga disebut sebagai sumber pengertian karena pemahaman atas data dan informasi dapat digunakan untuk mengelola sumber daya fisik.^[12]

Teknologi

Manajemen informasi berkembang seiring berkembangnya kegiatan bisnis berbasis elektronik. Perusahaan-perusahaan mulai menggunakan teknologi informasi berbasis elektronik seiring meningkatnya persaingan ekonomi secara global. Manajemen informasi yang berbasis elektronik digunakan sebagai alat pengendali secara vertiikal maupun horizontal terhadap aliran informasi.^[13] Penerapan sistem informasi dan teknologi yang digunakan oleh perusahaan disesuaikan dengan kondisi tugas-tugas yang diberikan dalam suatu pekerjaan. Pihak manajemen informasi memilih sistem informasi dan teknologi yang digunakan berdasarkan kemudahannya dalam menyelesaikan pekerjaan. Kelengkapan informasi disertai dengan tingkat keandalan dan validitas yang tinggi akan memudahkan pelaksanaan fungsi dari pihak manajemen yang utama di dalam perusahaan serta meningkatkan efisiensinya.^[14]

Produk

Literasi komputer

Literasi komputer diperlukan oleh perancang sistem informasi manajemen untuk merancang suatu sistem manajemen informasi yang berbasis komputer. Program komputer yang digunakan pada manajemen informasi memerlukan kemampuan untuk menggunakan komputer.^[15] Penggunaan komputer sebagai bagian dari manajemen informasi pertama kali diadakan pada tahun 1954. Pada awalnya, komputer hanya digunakan untuk keperluan pemrosesan data akuntansi yang berkaitan dengan daftar gaji. Setelah tahun 1974, program komputer berkembang pula untuk sistem informasi manajemen yang diawali di Amerika Serikat. Komputer yang digunakan pada saat itu sedikitnya berjumlah seratus ribu unit.^[16]