Yönetim Bilişim Sistemleri (YBS),bilgisayar bilimleri ve işletmenin kesişimi olarak görülebilir ve bir işletmedeki bilişim sistemleri ile ilgili alt yapı, ihtiyaçlar veya planlama gibi konularla ilgilenir.
Yönetim Bilişim Sistemi (kısaca YBS; Alm. Managementinformationssystem; İng. management information system; her iki dilde, kısaca MIS) terimi, sonundaki sistem sözcüğü tekil olarak kullanıldığında, hareket işlemkayıtlarını oluşturan verileri özetleyerek yönetim raporları üreten, bir bilgisayar tabanlı bilişim sistemi anlamına gelmektedir. Yönetim bilişim sistemleri ilk kez 1960'lı yılların ortalarında muhasebe, satınalma, stok, üretim, satış ve bordro konularında dönemsel raporlar hazırlamak amacı ile kullanılmıştır.[1]
Yönetim Bilişim Sistemleri, insan, teknoloji, sistem teorisi ve bilgi yönetimi alanlarını bir araya getiren akademik bir alandır. Yöneticilerin karar vermesini kolaylaştırmak için, değişik yerlerdeki bilgilerin toparlanarak, bütün halinde sunmak, Yönetim Bilişim Sistemleri'nin en önemli görevlerinden biridir.Bilgi günümüz toplumlarında stratejik bir kaynak haline gelmiştir.Bu açıdan düşündüğümüzde bilginin yönetilmesi gerekmektedir.Bu amaç doğrultusunda yönetim bilişim sistemleri; bilginin sürekli üretilmesi, yenilenmesi ve yayılmasında[2] gerçekleştirdiği çalışmalarıyla bize iki dünyanın birleşimini sunuyor adeta.[3] Bu birleşen iki unsur: İşletme ve Bilgisayar Mühendisliği. Bilgisayar sistemleriyle elde edilen bilgileri, işletmenin içindeki işlere, yönetim fonksiyonlarına, iş süreçlerine, işletme problemlerine aktarıyor. Yönetim Bilişim Sistemleri bu noktada teknolojiyi bir araç değil bir sonuç olarak kullanıyor.
İlk yönetim bilişim sistemi uygulamalarında, veri tabanı yönetim sistemlerinin rapor üreteçlerinden (İng. report generator) yararlanılmıştır. Veri kullanma dili (İng. data manipulation language) ile yapılan sorgularda toplanan veriler, rapor üreteçleri tarafından belirli şablonlara göre düzenlenip özetlenmiş, biçimlendirilerek yöneticilerin kullanımına sunulmuştur.[4]
Günümüzde, yönetim bilişim sistemleri kurumsal zeka uygulamalarının bir bölümünü oluşturmakta, bu bağlamda sisteme temel teşkil eden uygulamalar raporlama yazılımı ya da sunucusu olarak adlandırılmaktadır. Veriler bir kez veri tabanından sorgulandıktan sonra tüm raporlama görevleri, raporlama sunucusu tarafından yerine getirilmektedir. Raporlama sunucuları kullanılarak hazırlanan raporlar, daha sonra iletişim ve işbirliği sistemleri üzerinden ilgili kullanıcılara sunulmaktadır. Raporlama sunucuları farklı veritabanı yönetim sistemleri ile entegre çalışarak, veri sunucularının üzerindeki yükü hafifletmektedir.
Yönetim bilişim sistemleri kullanılarak oluşturulan raporlar üç ana grupta toplanmaktadır:[5]
Düzenli raporlar (İng. regular reports);
Sapma raporları (İng. exception reports) ve
Anlık (Lat. ad hoc) raporlar.
Düzenli raporlar dönemsel olarak—genellikle gün sonunda, hafta sonunda, ay sonunda, üç ay sonunda, altı ay sonunda ya da yıl sonunda—üretilmektedir. Bu türden raporlara dönemsel raporlar (İng. periodic reports) adı da verilmektedir.
Sapma raporları önceden belirlenmiş bir ya da birkaç ölçüte—örneğin satışların belirli bir düzeyin altına düşmesine ya da fazla mesai ödemelerinin belirli bir düzeyin üstüne çıkmasına—göre tetiklenip yayınlanmaktadır. Bu türden raporlara olgusal raporlar (İng. event-based reports) adı da verilmektedir.
Anlık raporlar önceden tanımlanmamış durumlarda, yönetimin belirli bir andaki enformasyon gereksinimini karşılamak üzere, özel amaçlı ve çoğunlukla bir defaya mahsus olarak tasarlanıp üretilmektedir. Anlık raporlara talep raporları da denmekte; bu türden raporlar, kimi zaman rapor tasarlama araçlarını bizzat kullanabilen yöneticilerce de tasarlanabilmektedir.
Çalışma alanları
Bilişim teknolojilerini kullanan modern iş dünyasında, onunda yer alabilecek mezunlar özellikle e-ticaret, karar alma sistemleri, yazılım geliştirme ve bu gibi alanlardaki ihtiyacı mükemmel bir şekilde karşılayacaklardır.[2] Mezunlar,her sektörde özel ya da kamu kuruluşlarının bilgi işlem merkezlerinde, sistem geliştirme birimlerinde, proje geliştirme bölümlerinde, yazılım şirketlerinde ve danışmanlık bürolarında görev alabilirler.[6]
YBS,bilgisayar bilimleri ve işletmenin kesişimi olarak görülebilir ve bir işletmedeki bilişim sistemleri ile ilgili alt yapı, ihtiyaçlar veya planlama gibi konularla ilgilenir. Bu konudaki en saygın yayınlardan birisi olan ACM Transactions on Management Information Systems tarafından, MIS konusundaki ana çalışma alanları aşağıdaki şekilde sıralanmıştır:[7]
Sistem Analizi ve Tasarımı (İng. System Analysis and Design)
BT Yenilikleri ve Proje Yönetimi (İng. IT innovations and project management)
BT'nin işletmelere etkisinin ve BT Altyapısının Yönetilmesi
Web-Tabanlı Bilgi Sistemleri ve Uygulamaları (İng. web-based information systems and applications)
İnsan Davranışları ve Örgüt Çalışmaları (İng. human behavior and organizational studies)
Bilgi Sistemlerinin sosyal ve kültürel yönleri (İng. social and cultural aspects of information systems)
Ekonomi ve Bilgi Sistemleri (İng. economics and information systems)
Sağlıkta, Devlette ve Diğer Kurumlarda Bilgi Sistemleri ve Uygulamaları (İng. emerging information systems applications in health, government, and other organizations)
YBS Bölümü lisans programı mezunlarının temel olarak dört istihdam olanakları bulunmaktadır:[8]
İşletmenin fonksiyonlarına hakim, Bilişim sistemlerini kullanabilen, Takım çalışması ile hareket edebilen, Proje döngüsü yönetimi yaklaşımına hakim, Özel paket programları kullanabilen personel.
2) Büyük işletmelerin bilişim departmanları kilit personeli...
İşletmeye özgün yazılım geliştirme ekibinde yer alabilen, İşletmeye özgün İnternet uygulamaları geliştirme ekibinde yer alabilen, İşletmenin kullandığı yazılım ve Web uygulamalarının içeriğini yönetebilen, İşletmenin problemlerine cevap bulabilecek ihtiyaca yönelik bilişim sistemini tanımlayabilen personel.
3) Bilişim işletmeleri yönetici adayı...
Yazılım projelerini yönetebilen, Bilişim işlemelerinin fonksiyonlarını yönetebilen, Sistem analizlerini oluşturabilen, İş süreçlerini yönetebilen,
Takım liderliğinin üstlenebilen yönetici.
4) Problem çözme ve karar alma alanlarında uzman...
İşletme fonksiyonlarına yönelik karmaşık problemleri tespit edebilen ve çözebilen, Nitel ve nicel karar alma yöntemlerini kullanabilen, Stratejik
hareket edebilen uzman personel adayı ve Türkiye’de henüz tanınan karar bilimleri akademisyeni adayı.
Eğitim
Yönetim Bilişim Sistemleri bölümünün eğitiminde ağırlıklı olarak bilişim sistemleri ve teknolojileri, bilgisayar ağları, yazılım ve donanım veri tabanları gibi bilgisayar ve bilişim ile ilgili dersler ile yönetim, muhasebe, ekonomi, finans, pazarlama gibi temel işletme konularındaki derslerden oluşmaktadır.[9] Türkiye'de bu bölümün eğitimi birçok özel üniversitede ve özel üniversitelere nazaran daha az sayıda devlet üniversitelerinde verilmektedir.Bu üniversitelerin bazıları TM-1 puanı ile öğrenci alırken bazıları YGS-6 puan türüyle öğrenci almaktadır.[10]
Teknolojik gelişmelerle beraber hayatımızda birçok şey değişmiştir. Bilgi arama, depolama, kaydettiğimiz ortam, bilgiye erişim şekillerimiz teknolojik gelişmelerle şekillenmiştir. Bu şekillenme bizim bilgiye daha hızlı bir şekilde ulaşıp kullanmamızı sağlamış, hızlı bir şekilde bulunup kullanılan bilgi ise yeni bilgiler oluşturarak büyük bir bilgi yığını meydana getirmiştir. Bilginin seçilmesi, düzenlenmesi, değerlendirilmesi, depolaması, erişilmesini sağlayan kütüphanecilik bölümü çalışma yöntemlerini teknolojik gelişmelere göre şekillendirip çağın gereği olan bilgiyi yönetmede etkili bir konumdadır. Teknolojide yaşanan gelişmelere kütüphanecilik bölümünün de ayak uydurması sonucu adı değişerek bilgi ve belge yönetimi olmuştur.[13] Kütüphaneciliğin bu çevresel değişime direnmesi ekolojik kuram ile açıklanabilir. Ekojik kuram,türlerin çevresel değişikliklere karşı hayatta kalma mücadelesi[14][15] olarak tanımlandığında içinde yaşadığımız bilgi toplumunda kütüphaneciliğin buna ayak uydurduğunu görürüz. Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü eğitiminde verilen ders içeriklerini bu doğrultuda değiştirerek teknolojik gelişmelere uyum sağlaması onun farklı çalışma alanları içinde varlığını sürdürmesini sağlamıştır. Bu çalışma alanlarının bir tanesi de yönetim bilişim sistemleridir.Bu noktada ekolojik kuram Yönetim Bilişim Sistemleri oluşumunu da açıklamaktadır.İşletme bölümü,bilgi teknolojilerini yaptığı işlerde kullanarak yeni bir bölüm doğmasını sağlamış. Çağın gereksinimleri doğrultusunda çalışmalarını sürdürmektedir. Oluşan bu yeni bölüm İşletme bölümü ile Bilgisayar Mühendisliği bölümünün birlikte yapmış oldukları bir dansı andırmaktadır. Onlar bu dansı yaparken bilgi ve belge yönetimini de onlara eşlik eden dans müziği olarak adlandırabiliriz. Yani bilgi ve belge yönetimi, yönetim bilişim sistemlerinin yardımcı dallarından biridir. Bir bilişim sistemi çalışma şekli:Toplanan verileri işleyerek enformasyona dönüştürür. Enformasyon ise bir bilgi yönetim sistemi tarafından işlenerek bilgi haline getirilir. Veriler,enformasyon ve bilgi;bireyler, gruplar ve kurumlar için önemli birer kaynaktır. Bilgi çağının temelini oluşturan yönetim bilişim sistemleri dünyada ve Türkiye'de gün geçtikçe daha kapsamlı ve derinlemesine ele alınmakta, çok farklı uygulama alanları bulmakta, dolayısıyla da hızla önem kazanmakta ve birçok bilim dalını etkilemektedir. Yönetim bilişim sistemleri ile aktif etkileşime giren bu bilim dallarında söz konusu etkileşimin sağlam ve bilimsel bir temele oturtulması gereği kaçınılmazdır.[2]
YBS ve raporlama
İlk yönetim bilişim sistemi uygulamalarında, veri tabanı yönetim sistemlerinin rapor üreteçlerinden (İng. report generator) yararlanılmıştır. Veri kullanma dili (İng. data manipulation language) ile yapılan sorgularda toplanan veriler, rapor üreteçleri tarafından belirli şablonlara göre düzenlenip özetlenmiş, biçimlendirilerek yöneticilerin kullanımına sunulmuştur.[4]
Günümüzde, yönetim bilişim sistemleri kurumsal zeka uygulamalarının bir bölümünü oluşturmakta, bu bağlamda sisteme temel teşkil eden uygulamalar raporlama yazılımı ya da sunucusu olarak adlandırılmaktadır. Veriler bir kez veri tabanından sorgulandıktan sonra tüm raporlama görevleri, raporlama sunucusu tarafından yerine getirilmektedir. Raporlama sunucuları kullanılarak hazırlanan raporlar, daha sonra iletişim ve işbirliği sistemleri üzerinden ilgili kullanıcılara sunulmaktadır. Raporlama sunucuları farklı veritabanı yönetim sistemleri ile entegre çalışarak, veri sunucularının üzerindeki yükü hafifletmektedir.
Yönetim bilişim sistemleri kullanılarak oluşturulan raporlar üç ana grupta toplanmaktadır:[5]
Düzenli raporlar (İng. regular reports);
Sapma raporları (İng. exception reports) ve
Anlık (Lat. ad hoc) raporlar.
Düzenli raporlar dönemsel olarak—genellikle gün sonunda, hafta sonunda, ay sonunda, üç ay sonunda, altı ay sonunda ya da yıl sonunda—üretilmektedir. Bu türden raporlara dönemsel raporlar (İng. periodic reports) adı da verilmektedir.
Sapma raporları önceden belirlenmiş bir ya da birkaç ölçüte—örneğin satışların belirli bir düzeyin altına düşmesine ya da fazla mesai ödemelerinin belirli bir düzeyin üstüne çıkmasına—göre tetiklenip yayınlanmaktadır. Bu türden raporlara olgusal raporlar (İng. event-based reports) adı da verilmektedir.
Anlık raporlar önceden tanımlanmamış durumlarda, yönetimin belirli bir andaki enformasyon gereksinimini karşılamak üzere, özel amaçlı ve çoğunlukla bir defaya mahsus olarak tasarlanıp üretilmektedir. Anlık raporlara talep raporları da denmekte; bu türden raporlar, kimi zaman rapor tasarlama araçlarını bizzat kullanabilen yöneticilerce de tasarlanabilmektedir.
Yönetim bilişim sistemi mimarisi. Yönetim bilişim sistemlerinde çok kademeli istemci-sunucu modeli kullanılır. Bir yönetim bilişim sistemi, işletmenin çeşitli departmanlarının hareket işlemleri için kullandığı operasyonel veritabanları, veri ambarı ve yine departmanlara ait veri pazarlarından gelen verileri düzenlemek, özetlemek, biçimlendirmek ve raporlamak amacı ile kullanılır. Raporlama çözümleri bir rapor tasarım yazılımı da içerir. Raporlar bir rapor tasarımcısı ya da—şayet yeterli bilgi ve beceriye sahipse—bizzat yönetici tarafından programlanarak biçimlendirilir. Hazırlanan raporlar, ya bir yazma sunucusu tarafından basılır ya da yöneticinin bilgisayarında tablolar, görseller veya elektronik dosyalar biçiminde görüntülenir. Yönetici dilerse raporları bir iletişim ve işbirliği sistemi üzerinden yayınlar. Birçok kez raporlama uygulaması, iletişim ve işbirliği sistemleri ile entegre edilir ve yayınlama işlemi doğrudan gerçekleştirilir. Raporlama sunucusu ile yöneticinin bilgisayarı arasında çoğu zaman bir Web sunucusu da yer alır. Bu durumda sunuş katmanında bir de İnternet tarayıcısından yararlanılır.
Türkiye'de YBS
Türkiye'de YBS çalışmaları ilk olarak 1991 yılında, Marmara Üniversitesi'nde, İşletme Enformatiği bölümünün kurulması ile kurumsal olarak başlamıştır ve bölüm eğitimlerine Almanca olarak devam etmektedir.[16] Ayrıca çatı platform olarak, Türkiye'deki bütün yönetim bilişim sistemleri ve işletme enformatiği bölümlerini birleştiren YBSIE yapısı 2009 yılında kurulmuştur.[17] Bu yapı altında her yıl ilgili bölümlerin bölüm başkanlarının katıldıkları Yönetim Bilişim Sistemleri ve İşletme Enformatiği Bölümleri Toplantısı yapılmakta, bu toplantılarda ülke genelinde, ortak müfredat oluşturulmasından, ortak çalışma imkanlarına kadar çok sayıda konu tartışılmaktadır. YBSIE yapısının resmi web sitesi www.ybsie.org üzerinden ülke çapında yapılan çalışmalar ve konferanslar duyurulmaktadır. Haziran 2014 itibarıyla Türkiye'de 24 ayrı üniversitede YBSIE yapısı altında bulunmakta olup, çok sayıda farklı üniversiteden de anabilim dalı seviyesine katılım olmaktadır.
Kaynakça
^Stair, R. M. ve G. W. Reynolds. (2001). Principles of Information Systems. 5. Basım S. 22. Course Technology.
^Van House, Nancy and Stuart Sutton. (Spring 1996). The Panda Syndrome: an ecology of LIS education. Journal of Education for Library and Information Science.Aktaran:Y.Tonta
Pamukkale Üniversitesi Yönetim Bilişim Sİstemleri Bölümü, htp://ybs.pau.edu.tr 12 Mart 2015 tarihinde Wayback Machine sitesinde arşivlendi.
Tonta,Y.(2000).Türkiye'de Kütüphanecilik Eğitiminin Yeniden Yapılandırılması.(A.Yontar,Ed.).Türkiye'de Kütüphanecilik ve Enformasyon Bilminin Kurumsal Gelişimi.İstanbul:TKD İstanbul Şubesi. 21 Aralık 2012 tarihinde http://yunus.hacettepe.edu.tr/~tonta/yayinlar/istanbul00.htm 6 Mart 2016 tarihinde Wayback Machine sitesinde arşivlendi. adresinden erişildi.
