Belge yönetimi

Belge yönetimi (records management), belgelerin oluşturulmasında ve düzenlenmesinde, gereken durumlarda kullanılması için depolanması ve korunmasında, erişim kolaylığının sağlanmasında ve bunun için düzenlenmesinde rol alan uygulamalar ve sistemler bütünüdür.[1]

Günümüzde kurumların başarılarını devam ettirebilmeleri oldukça önemlidir. Bunun için oldukça çaba gösterilmesi gerekmektedir. Kurumların sahip olduğu ve kullandığı bilgiler çeşitli ortamlar üzerine kaydedilmiştir. Bu nedenle belgeler kurumların en önemli kaynakları olmuştur. Kurumun başarısı için bu belgelerin verimli bir şekilde kullanılması ve verimli kullanım için de yönetilmesi gerekmektedir. Böylelikle belgelerin düzenlenmesi, korunması ve doğru bir şekilde kullanımını sağlayan belge yönetimi kavramı ortaya çıkmıştır.[2]

Belgelerin Üretimi ve kullanılması çok eski çağlardan beri var olmaktadır fakat belge yönetimi kavramının bir disiplin haline gelmesi 20. yüzyılda başlamıştır.[3]

Belge yönetiminin amacı

Var olan belgeleri ve oluşmakta olan belgelerin kontrolünü sağlamak, kullanılmak istenildiğinde belgenin erişimini kolaylaştırmak, geçerliliğini kaybetmiş belgeleri ayırt etmek, belgelerin korunmasını sağlamaktır.[4] Diğer bir amacı da, devlete her açıdan kaynaklık yapan ve belleğini oluşturan Milli Arşiv'e katkı sağlamak ve oluşumuna yardım etmektir. Belgelerin belirli uygulamalar ve işlemlerden geçerek Milli Arşiv'e eklenmesinde ve bunların kontrolünün sağlanmasında rol oynar.[5]

Belge yönetimi amaçları şu şekilde sıralanabilir:

  •  Gereksiz belge üretim miktarını düşürmek ve üretilen belgelerin kalitesini artırmak
  •  Kuruluşların günlük işleyişleri sırasında daha etkili kayıt ve dosyalama sistemi kurmak ve belgeleri kullanıma hazırlamak
  • İnsanları, gerekli olmayan belgeleri pahalı ofis ortamlarından daha ucuz depolama taşınması konusunda yönlendirmek
  • İdari, yasal ve mali açılardan kullanım değeri tükenene veya güncelliklerini yitirene kadar yarı güncel belgelerle etkili danışma hizmeti sunmak
  • Kalıcı değere sahip olan bütün belgelerin arşivlere devredilmesi ve değerlendirilmesini sağlamak
  • Arşiv uzmanlarının gözetiminde belgeleri değişik kullanıcı gruplarının hizmetine sunmak, depolamak ve düzenlemektir.[6]

Belge yönetiminin avantajları

Kurumların gün geçtikçe büyüyen ve karmaşıklaşan yapıları daha çok belgenin kullanılmasına yol açmaktadır.[7] Bir kurumun bu belgeleri doğru şekilde kullanabilmesi için uygulayacağı belge yönetimi programı kuruma birçok avantaj sağlar. Bu faydalar şunlardır:[8]

  • Karar verme
  • Yasal destek ve yasal belge sağlama
  • Kırtasiyeciliği önleme ve maliyet azaltma
  • Yeni belgeler için referans olma
  • Belgelerin kontrolü için sistematik yaklaşım sağlama
  • Kurumsal verimliliği artırma
  • Değerli dosyaları koruma
  • Gereksiz belgelerin üretimini önleme
  • Kurumun bilgi gereksinimlerini karşılama
  • Kurumun tarihini koruma
  • Arşivsel çalışmalara nitelik kazandırma

Belge Yönetimi Sistemi

Belgelerin yönetilmesi, belge miktarı ile doğru orantılı bir biçimde, artan bir gereksinim olarak karşımıza çıkmaktadır. Bunun en güzel örneği, bazı istatistiksel rakamlarda yatmaktadır. Son otuz yılda üretilen bilgi miktarının, ondan önceki 5 bin yılda üretilenden fazla olması, teknolojinin bizleri getirdiği nokta ve gelecek hakkında bazı fikirler vermektedir.[6] Belge yönetimi, tek bir sabit sistem ile yapılamayacak kadar kapsamlı bir iş olmakla birlikte, farklı kurumların çeşitli belgeler için uyguladıkları birçok yöntemler ve kullandıkları birbirinden değişik sistemler bulunduğu bilinmektedir. Belge yönetimi içerisindeki bileşenlerin düzgün ve eksiksiz bir biçimde ele alınması belge denetiminin sağlanabilmesi için gereklidir.

Finansman ve insan kaynakları: Bütçe, personel

Alt Sistemler: Belge üretimi, bilginin yayımı, kopya yönetimi, önemli belgeleri koruma, yazışma yönetimi, form yönetimi, rapor yönetimi, talimat yönetimi, veritabanı yönetimi

Araçlar: Bilgisayarlar, postalama, merkezdeki belgeler, bilgi merkezleri, belge merkezleri, arşivler, iletişim

İşlemler: Bürokratik işlemlerin basitleştirilmesi, saklama ve düzenleme, gizlilik (koruma), yönergeler, veritabanı idaresi

Belge yönetimi sistemi bütçe, personel, belge türleri, belge üretimi, belgelerin dağıtılması, kopyalanması, sıkılaştırılarak kaydedilmesi, posta yönetimi gibi çeşitli alt sistemlerden oluşmaktadır. Belge üretimi ve dağıtımı, bilgi yayımı, kopyalama, önemli belge koruma, yazışma ve form yönetimi, rapor yönetimi, talimat yönetimi, veritabanı yönetimi, arşiv yönetimi ve bu yönetim türleri ile doğrudan ya da dolaylı olarak ilişkisi olan araç- gereç, hizmet ve yöntemlerin tümü, belge yönetimi sisteminin temel bileşenlerinden oluşmaktadır.[9]

Türkiye - Belge Yönetimi İlişkisi

Türkiye'de belge yönetimi hakkında birçok çalışma gerçekleştirilmiştir. Burada amaç gerçekleştirilen işlemlerin verimli ve doğru ilerleyiş sağlaması, yüksek maliyetlerden kaçınmak, hızlı ve kaliteli hizmet vermektir. Türkiye'de özel anlamda belge yönetimi adına işlemler gerçekleştirilmiştir ancak belgenin üretiminden imhasına kadar geçirdiği tüm süreci kapsayacak çalışmanın bulunmadığı görülmektedir. İlk proje ve raporların çıkışı 1950'li yılların başına dayanmaktadır. Türkiye'de günümüze kadar kamu yönetiminin düzenlenmesi ve gereksiz belge üretiminin önüne geçmek adına iki konu başlığı altında düzenlemeler yapıldığı görülmektedir. Diğer yapılan işlemlerden biri ise tüm belgeler için değil de yazışma ve formların tasarım ve üretimi hakkındadır. Bu işlemde amaçlanan kurumsal işlerin düzenlenmesidir. Bilgi Edinme Hakkı Kanunun belge yönetimi alanında yapılması gereken düzenlemelere katkı sağlayacağı söylenebilir. Türkiye de belge yönetimi gereksinimini ortaya koymak için son yıllarda bilgi ve belge hizmetleri alanında yapılan yasal düzenleme ve çalışmalardan bir diğeri ise E- Devlet uygulamalarının Avrupa Birliğine üye olabilme ön koşulları arasındadır.

Elektronik belge yönetimi

Günümüzde bilginin önemli bir unsur olması ve bunun farkındalığıyla bilgiyi yönetme isteği, gelişen teknoloji ile birlikte belge yönetiminin elektronik ortama geçirilmesi bir gereklilik olmuştur.[10] Elektronik belge yönetimi (Electronic records management), fiziksel ortamda mevcut olan belgelerin elektronik ortama geçirilmesi ya da elektronik ortamda belgelerin üretilmesi ve bu belgelerin kontrol edilmesi, düzenlenmesi, kullanılması ve arşivlenmesi için yapılan programlar ve uygulamalardır.[11] Ebys'ler ile yapılmaya çalışılan kâğıtların, belgelerin düzene sokulmasından çok, bilginin yönetilmesi gayretidir. Belge yönetimine kıyasla istenen belgeye daha kısa sürede ulaşılması, belgelerin daha kısa sürede yönetilmesi ve maliyetinin minimum seviyede olması elektronik belge yönetimini daha elverişli hale getirmektedir.

Günümüzde bu sistem batı ülkelerinde yaygınlaşmıştır. Türkiye'nin de batı ülkelerine ayak uydurması ve aynı standartlara sahip olması gerekmektedir.[12]

Kaynakça

  1. ^ "Özdemirci,Fahrettin. Belge Üretimi ve Kurumsal Bilgi Yönetimi" (PDF). 17 Aralık 2014 tarihinde kaynağından (PDF) arşivlendi. Erişim tarihi: 8 Ocak 2013. 
  2. ^ Özdemirci,Fahrettin Kurum ve Kuruluşlarda Belge Üretiminin Denetlenmesi ve Belge Yönetimi İstanbul-1996, Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi Yayınları
  3. ^ Özdemirci,Fahrettin Bir Disiplin Olarak Belge Yönetimi(Records Management As A Discipline) [1] 17 Aralık 2014 tarihinde Wayback Machine sitesinde arşivlendi.
  4. ^ "Teri J. Mark Designing Efficient Filing Systems" (PDF). 20 Ekim 2012 tarihinde kaynağından (PDF) arşivlendi. Erişim tarihi: 8 Ocak 2013. 
  5. ^ Özdemirci,Fahrettin Üniversitede Belge Yönetimi ve Arşivler
  6. ^ a b Odabaş, Hüseyin (30 Nisan 2005). "Belge Yönetimi ve Türkiye'de Belge Yönetimi Gereksinimi". Bilgi Dünyası. 6 (1): 36-57. doi:10.15612/bd.2005.446. ISSN 2148-354X. 
  7. ^ Külcü,Özgür Hacettepe Üniversitesi Kütüphanecilik Bölümü 25. Yıla Armağan 1997
  8. ^ Özdemirci,Fahrettin Belge Üretiminin Denetlenmesi ve Belge Yönetimi
  9. ^ Rossi, M. J. (1 Temmuz 1978). "Book Reviews : Human Relations in Management. Samuel D. Deep, Encino, CA: Glencoe Publishing Co., 1978. 294 pages". Journal of Business Communication. 15 (4): 75-76. doi:10.1177/002194367801500413. ISSN 0021-9436. 
  10. ^ Önaçan, Mehmet Bilge Kağan Medeni, Tunç Durmuş Özkanlı, Özlem Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS)'nin Faydaları ve Kurum Bünyesinde EBYS Yapılandırmaya Yönelik Bir Yol Haritası [2] 23 Ocak 2013 tarihinde Wayback Machine sitesinde arşivlendi.
  11. ^ Elektronik Belge Yönetimi Sistemi ve Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası Örneği Tezi[3][ölü/kırık bağlantı]
  12. ^ Kandur Hamza Marmara Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim Sistemli Kriterleri Referans Modeli (v.1.0) [4] 27 Şubat 2012 tarihinde Wayback Machine sitesinde arşivlendi.