В общем случае системы управления документами (DMS) предоставляют хранение, версионирование, пометку метаданными и безопасность по отношению к документам, а также индексирование и развитые возможности поиска документа.
Метаданные обычно хранятся для каждого документа. Метаданные, например, могут включать дату занесения документа в хранилище и идентификатор пользователя, совершившего это действие. DMS также может извлекать метаданные из документа автоматически или запрашивать их у пользователя. Некоторые системы предоставляют сервис оптического распознавания текста сканированных документов или извлекают текст из электронных документов. Используя извлечённый текст, система позволяет производить поиск документа по ключевым словам внутри документа.
Интеграция
Многие системы управления документами пытаются интегрировать функцию управления документами непосредственно в различные приложения, позволяя пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какие-либо модификации, и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя из него. Данная интеграция, в основном, доступна для офисных пакетов и почтовых клиентов или для программного обеспечения, предназначенного для групповой/коллективной работы. Интеграция обычно подразумевает использование открытых стандартов, таких как: ODMA, LDAP, WebDAV и SOAP.
Захват
Перевод в цифровой вид бумажных документов, используя сканеры и МФУ. Также часто используется программное обеспечение для оптического распознавания текста, чтобы конвертировать цифровые изображения в машиночитаемый текст.
Индексирование
Индексирование предоставляет возможность классифицировать документы посредством метаданных и словарного индекса текста, извлеченного из документа. Индексация существует, главным образом, для поддержки развитых возможностей поиска документов. Одно из главных условий быстрого и качественного поиска — это создание индекса документа.
Хранилище
Хранит электронные документы. Хранилище документов также включает в себя и управление тех же самых документов, которое оно хранит. Также хранилище обеспечивает миграцию с одного носителя на другой и целостность данных.
Хранилище документов может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде СУБД (базы данных). В свою очередь, хранилище документов в СУБД может производиться как в одной (единой) базе данных, так и в раздельных базах данных.
Нормативные требования в Российской Федерации
К основным нормативным требованиям к системам управления документами организаций относятся:
Федеральные законы «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ и «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь»
ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования»
ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»
ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами»
ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»
ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем»
ГОСТ Р ИСО 11442-2014 «Техническая документация на продукцию. Управление документацией»
ГОСТ Р ИСО/ТС 10303-1297-2012 «Системы автоматизации производства и их интеграция. Представление данных об изделии и обмен этими данными. Часть 1297. Прикладной модуль. Управление документами по прикладному протоколу ПП239»
