Em administração, Janela Única é uma interface através da qual entidades envolvidas no comércio exterior (fabricantes, exportadores, transportadores, etc) e órgãos do governo (alfândega, polícia, fiscalização sanitária, etc) trocam informações de forma unificada e simplificada.

Sua principal característica é que informações sejam fornecidas uma única vez e distribuídas entre as entidades interessadas e autorizadas ^{[1] [2]} .^[3] A Janela Única tem sido adotada por muitos países como forma de facilitar seu comércio internacional, unificando em um único ponto todas as exigências legais tanto para exportação quanto para importação. A Janela Única pode ser física (presencial) ou digital.

Na literatura internacional sobre Janela Única é usado com frequência o termos traders. A tradução direta do termo para o português seria comerciantes, o que no contexto do comércio internacional indicaria exportadores e importadores. No entanto o contexto da Janela Única inclui também os setores responsáveis pelos transportes, incluindo marítimos, terrestres e aéreos. Isso pode incluir transportadoras propriamente ditas, armadores navais, agências de navegação e outras entidades. Nesse texto o termo traders foi traduzido como comerciantes e transportadores, para simplificação. Deve-se entender que estão incluindo exportadores, importadores, produtores, armadores navais, agências de navegação, empresas aéreas, transportadores terrestres e outras entidades. Enfim, todas as entidades privadas envolvidas no comércio internacional.

A Janela Única pode ser de três modelos: ^[1]

Uma autoridade central recebe todas as informações, sejam em papel ou eletrônicas e as dissemina para os órgãos apropriados. Essa autoridade também coordena as ações de logísticas necessárias. Este é o exemplo adotado pela Suécia onde esse papel é exercido pela alfândega.

Um sistema único coleta, mantém e distribui as informações relacionadas a comércio internacional e passagens pela fronteira. Esse é o modelo dos Estados Unidos, onde um sistema que permite comerciantes e transportadores inserirem informações uma única vez. Depois o sistema distribui as informações pelas agências do governo pertinentes.

Um sistema onde os comerciantes e transportadores inserem as informações, que são distribuídas pelas autoridades responsáveis. Posteriormente a aprovação do governo é transmitida direto para o sistema do usuário. Este é o caso de Cingapura e Maurícia. Em Cingapura o sistema vai mais além e debita taxas e custos das contas dos envolvidos.

A implementação de uma Janela Única pode ser altamente benéfica tanto para o governo quanto para o comércio internacional. Para o governo pode trazer melhor gerenciamento de risco, melhores níveis de segurança, maior receita e aumento da conformidade dos envolvidos no comércio internacional. Os comerciantes se beneficiam de uma interpretação e aplicação de regras mais transparente e previsível, além da melhor utilização de seus recursos humanos e financeiros, resultando em ganhos apreciáveis de produtividade e competitividade.

O valor da Janela Única para governos, comerciantes e transportadores tem sido destacada devido a antecipação de informações e gestão de riscos.

Benefícios para o Governo:

• uso mais eficientes dos recursos;
• melhor controle sobre taxas cobradas, muitas vezes com aumento;
• melhoria no controle de conformidades dos comerciantes e transportadores;
• melhor segurança;
• mais integridade e transparência nas informações.

Benefícios para comerciantes e transportadores:

• redução de custos através da redução de prazos e atrasos;
• aprovação e liberação mais rápidas;
• regras mais previsíveis;
• uso mais eficientes dos recursos;
• mais transparência.

A implementação de uma Janela Única passa pelas etapas comuns de projetos: análise de viabilidade, análise de risco, definição de modelo de comunicação, etc.^[1][2][4] Destacam-se algumas etapas mais específicas:

A mudança para a Janela Única obriga os órgãos a mudarem seus modelos de custeio de atividades. Eles precisam criar um modelo unificado, que atenda a todos. Adicionalmente é possível que nem todos os envolvidos estejam em estágios semelhantes de organização de suas atividades.Enquanto alguns investiram e automatizaram suas atividades, outros ainda processam dados em papel, cada um com um modelo de custo diferente. É necessário um modelo de custeio que suporte a construção e manutenção da Janela Única e seja condizente com os recursos dos órgãos envolvidos.

Sem uma Janela Única, cada órgão tem seu conjunto de códigos, definições, processos e regras sobre as informações solicitadas. Para combiná-las numa única coleta de dados é necessário que as definições sejam iguais, ou equivalentes. Para isso usa-se Padronização e Harmonização. Padronizar é adotar ou criar padrões. Padrões podem ser nacionais ou internacionais. Harmonização é conciliar as entidades envolvidas em aspectos não cobertos pela padronização. Pode incluir definições, processos internos, coletas de informações, calendários, dicionários ter termos, regras e procedimentos. Um exemplo o Sistema Harmonizado, ou Sistema Harmonizado de Designação e Codificação de Mercadorias. É uma nomenclatura aduaneira, utilizada internacionalmente como um sistema padronizado de codificação e classificação de produtos, desenvolvido e mantido pela Organização Mundial das Alfândegas (OMA).^[5]

A adoção do código do Sistema Harmonizado em todos os formulários é uma ação padronização. Mas geralmente para as áreas de aduana e fiscalização tributária são usados apenas as 44 primeiras posições, enquanto as áreas de gestão portuária e transporte precisam do código completo de seis posições. Alterar normativos públicos definindo que os formulários serão preenchidos, obrigatoriamente com seis posições é uma ação de harmonização.

Segundo Mario Apostolov^[2] é necessário distinguir entre Balcão Único e Janela Única. Embora ambos sejam serviços públicos para o cidadão onde o atendimento é centralizado, Apostolov destaca profundas diferenças.

Embora seja famoso pela sua aplicação em comércio internacional, a Janela Única pode ser útil em outras situações. Uma Janela Única é útil sempre que o estado se fragmenta em departamentos que acessam o cidadão separadamente. A Janela Única ajuda o estado a se organizar e fazer um único acesso ao cidadão. Essa Janela mostrará ao estado os setores que possuem forte relação entre suas atividades e que deveriam cooperar mais. No entanto, não é necessário grandes alterações dentro dos departamentos para criar a Janela e torna-a operante.

No Brasil existem duas Janelas Únicas relacionadas com o comércio exterior: Porto Sem Papel^[6][7] e Portal Único de Comércio Exterior. O Porto Sem Papel é focado na movimentação portuária. O Portal Único de Comércio Exterior é focado em comércio exterior. Não há uma justificativa conhecida para que sejam dois portais separados, mas há motivos para fossem apenas um único portal:

• Segundo o COMEX STAT, 57% do nosso comércio exterior (46% das exportações e 71% das importações) é feito por via marítima. Via aérea tem 9% e rodoviária 4%. Veja quadro abaixo.
• A Secretaria de Portos, gestora do Porto Sem Papel, participa do Portal de Comércio Exterior.
• A Secretaria da Receita Federal, que divide a coordenação do Portal de Comércio Exterior com a Secretaria de Comércio Exterior (Secex), participa do Porto Sem Papel.
• Quatro dos seis principais participantes do Porto Sem Papel, (ANVISA, Polícia Federal, Ministério da Agricultura e Receita Federal) fazem parte do Portal Único de Comércio Exterior.

Fonte: COMEX STAT ^[8]

O eSocial Empresa é uma iniciativa da Receita Federal, INSS, Ministério da Economia (antigo do Trabalho) entre outros órgãos. Seu objetivo é agrupar pelo menos 15 formulários,^[9] alguns digitais e outros ainda em papel, em um único arquivo trocado entre empresas e o eSocial. Embora não tenha relação com comércio internacional, é um exemplo de Janela Única porque vários dados são coletados num portal único e distribuído entre vários órgãos do governo. Cada formulário tem um calendário para ser substituído. Lista de formulários:

• CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados,
• CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho , não deixará de existir, mas será feita dentro do eSocial,
• CD - Comunicação de Dispensa (MTE),
• CTPS - Carteira de Trabalho e Previdência Social,
• DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais,
• DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte,
• GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social,
• GPS - Guia da Previdência Social,
• GRF - Guia de Recolhimento do FGTS (GRF),
• GRRF - Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF),
• LRE - Livro de Registro de Empregados,
• MANAD - Manual Normativo de Arquivos Digitais,
• PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário,
• QHT - Quadro Horário de Trabalho,
• RAIS - Relação Anual de Informações Sociais.

Referências

• ECONOMIC COMMISSION FOR EUROPE - United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business (UN/CEFACT)
  • «Recommendation and Guidelines on establishing a Single Window to enhance the efficient exchange of information between trade and government (Recommendation 33)» (PDF). ECONOMIC COMMISSION FOR EUROPE - United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business (UN/CEFACT). 1 de janeiro de 2019. Consultado em 1 de janeiro de 2019 
  • «Data Simplification and Standardization for International Trade (Recommendation 34)» (PDF). ECONOMIC COMMISSION FOR EUROPE - United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business (UN/CEFACT). Consultado em 1 de janeiro de 2019 
  • «Establishing a Legal Framework for International Trade Simple Window (Recommendation 35)» (PDF). ECONOMIC COMMISSION FOR EUROPE - United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business (UN/CEFACT). 1 de janeiro de 2019. Consultado em 1 de janeiro de 2019 
• United Nations Network of Experts for Paperless Trade and Transport in Asia and the Pacific (UNNExT)
  • «Single Implementation Window Toolkit for Trade Facilitation». United Nations Network of Experts for Paperless Trade and Transport in Asia and the Pacific (UNNExT). 1 de janeiro de 2019. Consultado em 1 de janeiro de 2019 
  • «Single Window Planning and Implementation Guide». United Nations Network of Experts for Paperless Trade and Transport in Asia and the Pacific (UNNExT). 1 de janeiro de 2019. Consultado em 1 de janeiro de 2019 
• Outras fontes
  • «Ten Years of Single Window Implementation: Lessons learned for the future» (PDF). United Nations Economic Commission for Europe (UNECE). 1 de janeiro de 2019. Consultado em 1 de janeiro de 2019 
  • «The World Customs Organisation (WCO) perspective on the Single Window Concept» (PDF). World Customs Organization - Organisation Mondiale des Douanes. 1 de janeiro de 2019. Consultado em 1 de janeiro de 2019