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Um documento é qualquer registro de informações,^[1] independentemente do formato ou suporte utilizado para registrá-las.^{[nota 1]}

Instituída pela ciência arquivística, a definição supra possui caráter generalista,^[4] o que significa que certas ciências ou alguns de seus ramos especializados podem adotar definições mais específicas. É o caso, por exemplo, do Direito, em que um documento é definido como qualquer que possua relevância jurídica e possa servir como prova.^[5]

Os órgãos típicos de documentação são os museus, os arquivos as bibliotecas, e os centros de documentação, cada um com as suas características peculiares.

Classificação

Quanto à sua origem

Quanto à sua origem os documentos podem ser divididos em públicos e privados:

Públicos: são emitidos e/ou recebidos por um órgão governamental na gestão de suas atividades ou mediante procuração de autoridade pública.^[6] Por exemplo, escritura pública de compra e venda emitida por um notário.

Privados: são emitidos por um particular (pessoa física), ou por autoridade pública fora de suas funções, atribuições, ou competência.

Quanto ao seu valor

O valor dos documentos devem ser claramente definidos, sustentáveis e coexistentes ao período que foram gerados.^[7] Desta forma tem-se os seguintes valores:

Administrativo - Valor que um documento possui para a administração produtora do arquivo, na medida em que informa, fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros.
Fiscal - Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais.
Informativo - Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independente de seu valor probatório.
Legal - Valor processual que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.
Permanente - Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Também referido como valor histórico.
Primário - Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
Probatório - Valor intrínseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de prova legal.
Secundário - Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.^[8]

Quanto ao grau de sigilo

Brasil

No Brasil, um documento pode ser classificado como ostensivo ou sigiloso. Um documento é ostensivo quando a ele não foi atribuído nenhum grau de sigilo, tendo em vista que o acesso ao seu conteúdo não põe em risco direitos individuais ou coletivos. Documentos ostensivos devem estar plenamente acessíveis. Consequentemente, um documento é sigiloso quando a ele é atribuído algum grau de sigilo, em razão de o acesso ao seu conteúdo poder colocar em risco direitos individuais ou coletivos. São estes os graus de sigilo documental:^{[nota 2]}

Reservado

É um documento com informações cuja revelação não-autorizada possa comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos. Um documento não poderá ser mantido com grau de sigilo "reservado" por mais do que cinco anos.

Secreto

É um documento com informações referentes a sistemas, instalações, programas, projetos, planos ou operações de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomáticos e de inteligência, programas ou instalações estratégicos, cujo conhecimento não-autorizado pode ocasionar prejuízo grave à segurança. Este documento não poderá ser mantido com grau de sigilo "secreto" por mais do que quinze anos.^[11]

Ultrassecreto

Um documento não poderá ser mantido com grau de sigilo "ultrassecreto" por mais do que vinte e cinco anos, salvo se o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional, à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, situação em que a classificação no grau de sigilo "ultrassecreto" poderá ser prorrogada, por uma única vez, ao longo de período determinado não superior a vinte e cinco anos. Portanto, em situações excepcionais o prazo total desta classificação estará limitado ao máximo de cinquenta anos.^{[nota 3]}

Ver também

Notas

↑ Vide a pág. 73 do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística^[2] e também o inciso II do art. 4º da lei federal ordinária nº 12.527/11.^[3]
↑ Vide o art. 52 do Decreto 7845/12^[9] e o art. 28 do Decreto 7724/12.^[10]
↑ Decreto 7724/12,^[10] art. 47, inciso IV.

Referências

↑ Estado virtual. Disponível em: https://www.estadovirtual.com.br/o-que-e-documento. Acesso em: 02 dez. 2018
↑ Arquivo Nacional (2005). «Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística» (PDF). Consultado em 25 de novembro de 2013
↑ BRASIL (18 de novembro de 2011). «Lei Federal Ordinária nº 12.527». Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. Casa Civil. Consultado em 25 de novembro de 2013
↑ «Verbete "generalista"». Dicionário Priberam da Língua Portuguesa. Consultado em 25 de novembro de 2013
↑ «Verbete "documentos"». Dicionário Jurídico. Direito Virtual. Consultado em 25 de novembro de 2013
↑ Arquivos e Documentos - Conceitos e Características. Disponível em: https://www.ebah.com.br/content/ABAAAAjuAAD/arquivos-documentos-conceitos-caracteristicas. Acesso em: 02 dez 2018.
↑ Tecnolegis. Disponível em: https://www.tecnolegis.com/estudo-dirigido/tecnico-mpu-administrativa/arquivologia-avaliacao-documentos.html. Acesso em: 02 dez 2018.
↑ MAKHLOUF, Basma; CAVALCANTE, Lídia Eugenia. AVALIAÇÃO ARQUIVÍSTICA: Bases teóricas, estratégias de Aplicação e instrumentação. Florianópolis: Encontros bibli, 2008. Disponível em: https://periodicos.ufsc.br/index.php/eb/article/viewFile/7199/6646. Acesso em: 02 dez 2018.
↑ BRASIL (14 de novembro de 2012). «Decreto nº 7.845». Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento. Casa Civil. Consultado em 25 de novembro de 2013
↑ ^a ^b BRASIL (16 de maio de 2012). «Decreto nº 7.724». Regulamenta a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição. Casa Civil. Consultado em 25 de novembro de 2013
↑ Para entender direito. O que são documentos ultrassecretos, secretos, confidenciais e reservados, e como o governo poderia prorrogá-los por 130 anos. Folha de S. Paulo.2011. Disponível em: http://direito.folha.uol.com.br/blog/o-que-so-documentos-ultrassecretos-secretos-confidenciais-e-reservados-e-como-o-governo-poderia-prorrog-los-por-130-anos. Acesso em 04 dez. 2018.