Elektroniczne biuro podawcze – termin prawniczy oznaczający system teleinformatyczny (w tym portal i aplikację) pozwalający na elektroniczne składanie pism procesowych, dokonywanie elektronicznych doręczeń, zdalny dostęp do akt sądowych (e-akta), rozpoznanie dowodu na odległość oraz prowadzenie rozpraw na odległość. System dotyczy postępowań cywilnych (ma zastosowanie w sprawach cywilnych, gospodarczych, rodzinnych oraz w postępowaniach egzekucyjnych, które są prowadzone przez komornika^[1]). Ogólne zasady działania systemu zostały ustanowione w ustawie z 10 lipca 2015 roku nowelizującej kodeks cywilny, kodeks postępowania cywilnego oraz inne ustawy^[2][3]. System będzie wdrażany przez Ministerstwo Sprawiedliwości w polskich sądach powszechnych stopniowo w ciągu 3 lat począwszy od drugiej połowy 2016 roku^[3].

Elektroniczne biuro podawcze jest kolejnym etapem informatyzacji polskiego postępowania cywilnego^[3]. System powstał na bazie dobrze ocenianego elektronicznego postępowania upominawczego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Lublinie^[4]. Ustawa wprowadzająca system powstała jako projekt rządu Ewy Kopacz, który wpłynął do sejmu 6 sierpnia 2014^[5]. Po przejściu ścieżki legislacyjnej ustawa przygotowująca przepisy do wdrożenia systemu i nowelizująca kodeks cywilny, kodeks postępowania cywilnego oraz niektóre inne ustawy została podpisana 31 lipca 2015 przez prezydenta RP Bronisława Komorowskiego^[2][1].

Elektroniczne biuro podawcze jest systemem, który będzie mógł być wybrany dobrowolnie przez stronę postępowania cywilnego^[4]. Wybór komunikacji elektronicznej w danym postępowaniu będzie mógł być wycofany (strona postępowania będzie mogła zdecydować o zmianie na komunikację papierową)^[4]. W postępowaniu sądowym z użyciem elektronicznego biura podawczego pisma i załączniki składane przez strony oraz zarządzenia, postanowienia i wyrok sądu są umieszczane w systemie i mogą być odczytane po zalogowaniu się do systemu z dowolnego miejsca o dowolnej porze (poprzez internet)^[3]. W postępowaniu w trybie elektronicznego biura podawczego akta sprawy oryginalnie powstają w formie elektronicznej i w tej formie są wiążące^[4].

By rozprawa mogła się toczyć w trybie elektronicznym wystarczy, by jedna ze stron wybrała tę drogę komunikacji^[4]. Poprzez elektroniczne biuro podawcze prowadzona może być także elektroniczna egzekucja komornicza^[4]. Na potrzeby elektronicznego biura podawczego wprowadzono do kodeksu cywilnego przepis art. 78¹ w brzmieniu: „Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, chyba że ustawa lub czynność prawna zastrzega inaczej”^[2]. Ponadto przepisy wprowadzające system określiły, że dokumentem jest każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (w tym np. e-mail lub sms)^[1].

Każde pismo procesowe wnoszone do elektronicznego biura podawczego co do zasady można podpisać jednym z dwóch narzędzi: podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub za pomocą podpisu elektronicznego potwierdzonego darmowym podpisem zaufanym ePUAP^[6]. Jeżeli pismo procesowe, sądowe lub orzeczenie podlega doręczeniu w formie odpisu tradycyjnie drukowanego – wówczas wystarczy doręczenie dokumentu wydrukowanego z elektronicznego biura podawczego, ponieważ każdy wydruk dokumentu z tego systemu opatrzony jest unikalnym oznaczeniem pozwalającym na weryfikację istnienia i treści danego pisma w systemie^[6]. Wydruk odpisu dokumentu z systemu ma moc dokumentu wydanego przez sąd^[6].

Doręczenie elektroniczne danego pisma w systemie następuje w chwili potwierdzenia odbioru korespondencji, tzn. zalogowania na konto użytkownika w systemie (przy czym do doręczeń elektronicznych nie stosuje się ograniczeń dotyczących doręczania w porze nocnej oraz w dni ustawowo wolne od pracy)^[6]. W przypadku braku potwierdzenia odbioru pisma w systemie, doręczenie elektroniczne będzie uznane za prawnie skuteczne po upływie 14 dni od daty umieszczenia pisma w elektronicznym biurze podawczym^[6].