Az üzleti elemzés egy szakmai terület, amely a vállalati igények azonosítására és vállalati problémák megoldásának meghatározására összpontosít. A megoldás lehet olyan szoftverrendszer-fejlesztési rész, folyamatfejlesztés vagy szervezeti változás, valamint átfogó elemzés, stratégiai tervezés és irányelvek kidolgozása. A szervezetben a feladatok végrehajtására kijelölt személyt üzleti elemzőnek vagy BA-nak nevezik. Az üzleti elemzők nemcsak szoftverrendszerek fejlesztésére irányuló projektekben dolgoznak. Munkájukat az egész szervezetben végezhetik, üzleti problémák megoldása érdekében az üzleti érdekeltekkel konzultálva. Habár az üzleti elemzők ma végzett munkájának nagy része a szoftverfejlesztéssel / megoldásokkal kapcsolatos, ez a világszerte tapasztalható hatalmas változásoknak köszönhetően történik, melyeket a vállalatok digitalizálási törekvései okoznak.

Bár különböző szerepdefiníciók vannak, attól függően, hogy mely szervezetben dolgoznak, úgy tűnik, hogy van egy közös terület, ahol az üzleti elemzők többsége dolgozik. A felelősségek a következőket tartalmazzák:

• Vizsgálni a vállalati rendszereket, holisztikus megközelítést alkalmazva. Ez magában foglalhatja a szervezeti struktúrák és a személyzetfejlesztési problémák vizsgálatát, valamint a jelenlegi folyamatokat és IT-rendszereket.
• Értékelni az intézkedéseket a vállalati rendszer működésének javítására. Szükséges lehet a szervezeti struktúra és a személyzetfejlesztési igények vizsgálata annak érdekében, hogy azok összhangban legyenek az esetleges folyamatátalakítással és az IT-rendszerek fejlesztésével.
• Dokumentálni a szükséges üzleti követelményeket az IT-rendszer támogatása érdekében az alkalmazott dokumentációs szabványoknak megfelelően.

Ebben az összefüggésben az üzleti elemző alapvető szerepe definiálható olyan belső tanácsadó szerepként, amely felelős a vállalati helyzetek vizsgálatáért, a vállalati rendszerek javítását célzó lehetőségek azonosításáért és értékeléséért, valamint az információs rendszerek hatékony használatáért az üzleti igények kielégítése érdekében.

Az üzleti elemzés, mint tudományág magában foglalja a követelmények elemzését, néha követelmények mérnöki néven is ismert. Azzal foglalkozik, hogy biztosítsa azokat a változásokat, amelyeket egy szervezetben végrehajtanak, azok összhangban vannak-e a stratégiai célokkal. Ezek a változások magukban foglalják a stratégiák, szerkezetek, politikák, üzleti szabályok, folyamatok és informatikai rendszerek megváltoztatását.

Példák az üzleti elemzésre:

• Üzleti architektúra létrehozása és fenntartása
• Kivitelezhetőségi tanulmányok készítése
• Új üzleti lehetőségek azonosítása
• Új üzleti lehetőségek kiterjesztése és meghatározása
• Az üzleti eset előkészítése

• Kezdeti kockázatértékelés készítése

Ez magában foglalja a tervezést arra vonatkozóan, hogy az üzleti elemző hogyan fogja összegyűjteni a követelményeket, milyen sorrendben, milyen technikákkal, mely érintettekkel és az időrend, amelyet követni fog. A követelménykezelés viszont magában foglalja azokat a folyamatokat, amelyeket az üzleti elemző követni fog ahhoz, hogy a véglegesített követelményeket naprakészen tartsa, ideértve a követelményekben kért változásokat is.

Az alábbi cikk beszámol a projekt érdekeltségét mutató követelmények gyűjtésének technikáiról. A követelmény kiemelésének technikái tartalmazzák:

• Ötletbörze
• Dokumentum elemzés
• Figyelemcsoport
• Interjúk/kérdőív
• Műhelymunkák
• Visszafejtés
• Felmérések
• Felhasználói feladatelemzés
• Folyamat térképezés
• Megfigyelés/munka követése
• Dizájn gondolkodás
• Prototípusok

Leírja, hogyan tudjuk olyan részletesen kidolgozni és meghatározni a követelményeket, hogy azokat sikeresen meg tudja valósítani a projektcsapat.

Az elemzés főbb formái:

• Építészeti elemzés
• Üzleti folyamatelemzés
• Objektumorientált elemzés
• Strukturált elemzés
• Adattárház elemzés, tárolás és adatbázis elemzés

A követelmény dokumentáció különböző formában jelenhet meg:

• Szöveges - például olyan történetek, amelyekben összefoglalják a konkrét információkat
• Mátrix - például egy táblázat a prioritásokkal rendelkező követelményekről
• Diagramok - például az adatok hogyan áramlanak az egyik struktúrából a másikba
• Vázlatok - például a weboldalon szükséges elemek
• Modellek - például 3D modellek, amelyek leírják egy karaktert egy számítógépes játékban

Leírja a technikákat, amelyek biztosítják, hogy az érintettek megoszthassák a követelményeket és azok végrehajtásának módját.

Leírja, hogyan tudja az üzleti elemző a javasolt megoldás helyességét ellenőrizni, hogyan támogatja a megoldás végrehajtását, és hogyan értékeli az esetleges hiányosságokat a végrehajtásban.

Vannak olyan általános üzleti technikák, amelyeket egy üzleti elemző felhasznál, amikor üzleti változásokat segít elősegíteni.

Néhány ilyen technika a következőket tartalmazza:

.A külső környezeti elemzés elvégzésére használják, mikor a számos különböző külső tényezőt vizsgálják, amelyek egy szervezetet érintenek.

A PESTLE hat tulajdonsága:

• Politikai (a politikai nyomás jelenlegi és lehetséges hatásai)
• Gazdasági (a helyi, nemzet- és világgazdasági hatás)
• Szociológiai (az a mód, ahogyan a társadalom befolyásolhatja a szervezetet)
• Technológiai (az új és kialakulóban lévő technológia hatása)
• Jogi (nemzeti és világjogszabályok hatása)
• Környezetvédelem (helyi, országos és világméretű környezetvédelmi kérdések)

Ezt akkor alkalmazzák, amikor egy alapvető elemzést végeznek korai szakaszú vállalkozásokra/kezdeményezésekre hét fontos kategória alapján.

• Piaci lehetőség
• Termék / megoldás
• Végrehajtási terv
• Pénzügyi motor
• Emberi tőke
• Potenciális megtérülés
• Biztonsági határ

Ez lényegében egy másik megközelítés a PESTLE-hez. A PESTLE azonos elemeit figyelembe veszi, és nem tekinthető külön eszköznek, kivéve, ha egy szerző/felhasználó inkább ezt az akronímust használja.

• Társadalmi-kulturális
• Technikai
• Gazdasági
• Ökológiai
• Szabályozó tényezők

A belső környezeti elemzés elvégzésére használják azáltal, hogy a MOST attribútumait meghatározzák annak érdekében, hogy biztosítsák a projektnek az összes négy attribútumhoz való illeszkedését.

A MOST négy attribútuma a következő:^[1]

• Küldetés (ahová a vállalkozás menni kíván)
• Célok (a küldetés elérését segítő kulcsfontosságú célok)
• Stratégiák (lehetőségek a továbblépéshez)
• Taktika (a stratégiák gyakorlatba ültetése)

Segít az aktivitásokra a saját erősségek és a legnagyobb lehetőségek területére összpontosítani. Segít a gyengeségek és a belső és külső fenyegetések azonosításában.

A SWOT elemzés négy attribútuma a következő:

• Erősségek – Mik az előnyei? Mi az, ami jelenleg jól működik? (pl. a vállalat legjobban teljesítő tevékenységeinek kulcsfontosságú területe)
• Gyengeségek – min kellene javítani? Mit kell legyőzni? (pl. kulcsfontosságú terület, ahol valaki nem teljesít kielégítően)
• Lehetőségek – Milyen jó lehetőségekkel néz szembe a szervezet ? (pl. kulcsfontosságú terület, ahol a versenytársak rosszul teljesítenek)
• Veszélyek – Milyen akadályokkal néz szembe a szervezet? (pl. kulcsfontosságú terület, ahol a versenyzők jól teljesítenek)

Segít rávezetni arra, hogy a vállalkozás valóban mit próbál elérni. A CATWOE hat elemét azonosítani kell.

A CATWOE hat eleme van:^[2]

• Ügyfelek – kik a haszonélvezői a legmagasabb szintű üzleti folyamatnak, és hogyan érinti őket a probléma?
• Szereplők – kik érintettek a szituációban, kik vesznek részt a megoldások megvalósításában, és mi befolyásolja sikerüket?
• Átalakítási folyamat – mely folyamatokat vagy rendszereket érinti a probléma?
• Világkép – mi az összkép, és milyen szélesebb körű hatásai vannak a kérdésnek?
• Tulajdonos – kié a vizsgált folyamat vagy helyzet, és milyen szerepet fog játszani a megoldásban?
• Környezeti korlátok – melyek azok a korlátok és korlátok, amelyek befolyásolják a megoldást és annak sikerét?

Gyakran használják ötletek és lehetőségek generálására és elemzésére. Hasznos bizonyos típusú gondolkodás ösztönzésére, és kényelmes, szimbolikus módja lehet annak, hogy valakit „sebességváltásra” kérjünk. Ez magában foglalja a csoport korlátozását arra, hogy csak meghatározott módokon gondolkodjon – ötleteket és elemzéseket adjon az akkori „hangulatnak” megfelelően. Más néven Hat Gondolkodó Kalap .

• Fehér: tiszta tények, logikus.
• Zöld: kreatív.
• Sárga: fényes, optimista, pozitív.
• Fekete: negatív, az ördög ügyvédje.
• Piros: érzelmes.
• Kék: hideg, kontroll.

Nem kell minden színt/hangulatot használni.

Segít a gyökeréig eljutni annak, hogy mi történik valójában egy adott helyzetben.

A priorizálási követelményeket határozza meg, megfelelő prioritást szabva, és azt az igényszerinti prioritást felmérve.

Moszkva a következőket tartalmazza:

• Kell lennie – különben a szállítás sikertelen lesz
• Kellett volna – különben megoldást kell alkalmazni
• Lehetett volna – a szállítási elégedettség növelése érdekében
• Nem lesz erre idő – hasznos, ha kizárja a követelményeket ebből a szállítási időkeretből

Ezt a technikát akkor alkalmazzák, amikor több fél elvárásait kell elemezni, akik különböző nézőpontokkal rendelkeznek egy olyan rendszerben, amely iránt mindannyian érdekeltek, de eltérő prioritásokkal és felelősségekkel rendelkeznek.

• Értékek – minden résztvevő fél céljait, meggyőződését és aggályait alkotják. Lehetnek pénzügyi, társadalmi, kézzelfogható és immateriális jellegűek
• Irányelvek – korlátok, amelyek szabályozzák, hogy mit és hogyan lehet tenni
• Események – valós események, amelyek serkentik az aktivitást
• Tartalom – a dokumentumok, beszélgetések, üzenetek stb. tartalmas része, amelyet az üzleti tevékenység minden területe előállít és használ
• Bizalom – a rendszer felhasználói között, valamint a rendszeren belüli információkhoz való hozzáféréshez és módosításokhoz való joguk között

Az elemzésnek az üzleti stratégiától kell indulnia a megoldás felé, által a jelenlegi állapotot és követelményeket.

• Stratégia
• Jelen állapot
• Követelmények
• Megoldás

Egy eszköz, amely lehetővé teszi az üzleti elemzők számára, hogy gyorsan áttekintést nyújtsanak a vállalati elemzési munka elosztásának részeként elvégzendő tevékenységekről. A Canvas több részre van osztva.

• Projekt célkitűzés
• Érintettek
• Szállítható
• Hatás a cél működési modellre
• Kommunikációs megközelítés
• Felelősségek
• Ütemezés
• Legfontosabb dátumok

A Canvas tevékenységeket és kérdéseket tartalmaz, amelyeket az üzleti elemző feltehet a szervezetnek, hogy segítsen a tartalom elkészítésében.^[3]

A folyamatokat vizuálisan modellezik annak érdekében, hogy megértsék a jelenlegi állapotot és az enableri, amelyek befolyásolják az adott üzleti folyamatot.

Az üzleti folyamat elemzés egy értékes eszköz bármely vállalkozás számára, amely a hatékonyság javítására törekszik, csökkenteni kívánja a költségeket és maximalizálni a termelékenységet. Ez egy átfogó és rendszatikus megközelítés a vállalkozás működésének megértésére és a javítási lehetőségek azonosítására. A folyamat teljes megértésével a vállalatok képesek azonosítani azon területeket, ahol hatékonysági problémák merülhetnek fel és ezeket javítani lehet. A megfelelő stratégia és végrehajtás segítségével a vállalkozások képesek javítani szervezetük teljesítményét és időt és pénzt megtakarítani. A megfelelő eszközökkel a vállalkozások könnyen azonosíthatják és kezelhetik bármely folyamattal kapcsolatos problémákat, ezáltal jobban felkészülté válnak a változásokhoz és versenyképesek maradnak.

Mivel a vállalati elemzés terjedelme nagyon széles, volt egy tendencia arra, hogy a vállalati elemzők specializálódjanak az elemzési területek egyikében, a vállalati elemzők fő szerepe az üzleti igények azonosítása, a követelmények meghatározása és megoldások nyújtása az üzleti problémákra, amelyek a következő tevékenységek egy részeként történnek.

Stratégiai elemző

A szervezeteknek fókuszálniuk kell a stratégiai kérdésekre a modern üzleti világban. A vállalati elemzők, akik ezt a szükségletet kiszolgálják jártasok a szervezet stratégiai profiljának és környezetének elemzésében, tanácsadást nyújtanak a vezetőségnek a megfelelő politikák megfogalmazásában, valamint a politikai döntések hatásainak elemzésében.

Architektus

A szervezetek változások bevezetésére lehetnek kényszerítve az üzleti problémák megoldására, amelyeket a fentebb említett stratégiai elemzés során azonosíthattak. A vállalati elemzők hozzájárulnak azáltal, hogy elemzik a célokat, folyamatokat és erőforrásokat, és javaslatokat tesznek a folyamatok áttervezésére (BPR), vagy az előrehaladásra (BPI). Ennek a típusú elemzőnek azonos készségek szükségesek, mint az üzleti ismeretek, követelmény-menedzsment, érintettek elemzése, és néhány "kemény készség", mint az üzleti folyamatmodellezés. Bár ez a szerep technológiaismeretet és annak felhasználását igényli, nem informatikai központú szerep.

Az üzleti elemzés ezen aspektusához három elem elengedhetetlen: az alapvető üzleti folyamatok újratervezése; lehetővé tevő technológiák alkalmazása az új alapfolyamatok támogatására; és a szervezeti változások menedzselése . Az üzleti elemzés ezen aspektusát „üzleti folyamatfejlesztésnek” (BPI) vagy „ újratervezésnek ” is nevezik.

IT-rendszerelemző

Szükség van az IT-fejlesztés összehangolására az üzleti rendszerre. Egy hosszú ideje fennálló probléma az, hogy hogyan kaphatnák meg a legjobb megtérülést az IT beruházásokból, amelyek általában nagyon drágák és rendkívül fontosak. Az IT osztályok tisztában van a problémával, gyakran létrehoznak egy vállalati elemzői szerepet, hogy jobban megértsék és meghatározzák az IT rendszereik követelményeit. Bár előfordulhat átfedés a fejlesztő és tesztes szerepkörökkel, a fókusz mindig az IT részének a változás folyamatán van, és általában csak akkor csatlakozik a vállalati elemző ilyen típusa, amikor az változásra a döntés megszületett.

Az üzleti elemzők legfontosabb felelősségi területei az ügyfél szoftverkövetelményeinek összevetése, megértése és további elemzése üzleti szempontból. Egy üzleti elemzőnek együtt kell működnie, segítenie kell a vállalkozást, és segítenie kell őket.^[4]

A vállalati elemzés szerepe különböző struktúrákban létezhet egy szervezeti keretrendszeren belül. Mivel a vállalati elemzők általában közvetítőként működnek a vállalat üzleti és technológiai funkciói között, a szerep gyakran sikeres lehet vagy egy vonalról leágaztatva, az IT-n belül vagy időnként mindkettő.

Üzleti összehangolás

Amikor a vállalati elemzők az üzleti oldalon dolgoznak, gyakran tárgyterületi szakértők egy adott üzleti vonulaton. Ezek a vállalati elemzők általában kizárólag projekten dolgoznak egy adott üzlet számára, más területekről bevonva vállalati elemzőket kereszt-funkciós projektekhez. Ilyen esetekben az IT oldalon általában vállalati rendszerelemzők vannak, akik a technikai követelményekre fókuszálnak.

IT összehangolás

Sok esetben a vállalati elemzők kizárólag az IT-n belül dolgoznak, és mind az üzleti, mind a rendszerkövetelményekre fókuszálnak egy projektben, különböző tárgyterületi szakértőkkel konzultálva az alapos megértés érdekében. A szervezeti struktúrától függően a vállalati elemzők lehetnek kijelölve egy specifikus fejlesztési laborba vagy egy erőforrás medencébe csoportosítva, és különböző projektekhez osztva, elérhetőség és szakértelem alapján. Az előbbinél specifikus szakértelmet épít fel, míg az utóbbi lehetőséget nyújt a kereszt-funkcionális ismeretek megszerzésére.

Gyakorlatvezetés

Nagy szervezetekben kiválósági központok vagy gyakorlati vezetési csoportok vannak, akik meghatározzák a keretrendszereket és figyelemmel kísérik a szabványokat az átalakítás megvalósításának folyamata során, annak érdekében, hogy az átalakítás minősége fenntartható legyen és csökkentsék a szervezetre gyakorolt változások kockázatát. Néhány szervezetben független kiválósági központok is lehetnek egyes területek számára, például projektmenedzsment, vállalati elemzés vagy minőségbiztosítás. Egy gyakorlati vezetői csapat keretet biztosít a vállalati elemzők számára a munkájuk végzéséhez, általában folyamatokat, eljárásokat, sablonokat és legjobb gyakorlatokat tartalmazó irányelvekkel és teljesítményelemzéssel. A kéréseken és szállításokon kívül fórumot biztosít a vállalati elemzési funkció folyamatos javítására.

Az üzleti elemzés az alábbi eredményeket szeretné elérni:

• Megoldások létrehozása
• Elég eszköz biztosítása a robosztus projektmenedzsmenthez
• Hatékonyság növelése és pazarlás csökkentése
• Alapvető dokumentáció biztosítása, például projekt kezdeményezési dokumentumok

Az eredmények értékelésének egy módja az, hogy minden projekt esetén mérjék az elérhető megtérülést (ROI). A Forrester Research szerint évente több mint 100 milliárd dollárt költenek az Egyesült Államokban egyedi és belső fejlesztésű szoftverprojektekre. Az összes szoftverfejlesztési projekt esetén fontos a pontos adatok kezelése, és a vállalatvezetők állandóan azt kérik, hogy kérjék számon a megtérülést vagy az ROI-t egy javasolt projekt esetén, vagy egy aktív projekt befejezésekor. Azonban ennek az ROI-kérésnek elegendő adat hiányában arról, hogy hol teremtődik vagy pusztul el az érték, pontatlan becslésekhez vezethet.

A projekt késése több szempontból is költséges:

• Projektköltségek - minden hónap késésekor a projektcsapat költségei és kiadásai folyamatosan felhalmozódnak. Ha a fejlesztési csapat egy nagy része kiszervezetten dolgozik, akkor a költségek gyorsan halmozódnak fel, és nagyon jól láthatóak, ha idő- és anyagarányosan (T&M) kerül megkötésre a szerződés. A fix árú szerződések külső felekkel korlátozzák ezt a kockázatot. Belső forrásoknál a késések költségei nem olyan jól láthatóak, hacsak az erőforrások által a projekthez fordított időt nyomon nem követik - mivel a munkaerő költségek lényegében fix költségek.
• Lehetőségi költségek - a lehetőségi költségek két típusban merülnek fel - elveszített bevétel és kihasználatlan költségcsökkentések. Néhány projekt kifejezetten azért vállalkozik, hogy új vagy további bevételeket hozzon a célnak. Minden hónapos késéskor a vállalat lemond egy hónapról erről az új bevételi csatornáról. Más projektek célja az, hogy növelje a hatékonyságot és csökkentse a költségeket. Ismét minden hónap késése elhalasztja ezeknek a költségcsökkentéseknek a megvalósulását egy további hónappal. A legtöbb esetben ezeket a lehetőségeket sosem fogják begyűjteni vagy elemezni, ami félrevezető ROI-számításokhoz vezet. Az elveszített bevétel a két lehetőségi költség közül a legkárosabb és a hatások nagyobbak és hosszabb tartamúak.

Sok projekt esetén (különösen nagyobb projektek esetén) a projektmenedzser az, aki felelős azért, hogy a projekt időben befejeződjön. A BA feladata inkább az, hogy meggyőződjön arról, hogy ha a projekt nem fejeződik be időben, akkor legalább a legfontosabb követelmények teljesülnek.

Az üzleti elemzők arra törekszenek, hogy úgy határozzák meg az igényeket, hogy azok megfeleljenek az üzleti igényeknek, például az IT alkalmazások igényeinek. Gyakorlatilag, azt akarják meghatározni, hogy a megfelelő alkalmazás kerüljön létrehozásra. Ez azt jelenti, hogy gondosan hallgatnak a vevői visszajelzésekre, és teljes körű, világos követelményeket szállítanak a technikai építészeknek és programozóknak, akik megírják a programot. Ha az üzleti elemzőnek korlátozott eszközei vagy készségei vannak annak érdekében, hogy segítsen neki a megfelelő igényeket megállapítani, akkor nagy az esélye annak, hogy olyan követelményeket dokumentál, amelyeket nem fogják használni vagy amelyeket újra kell írni - ami a későbbiekben történő munkaidőveszteséget eredményezhet. A felesleges követelmények dokumentálására pazarolt idő nemcsak az üzleti elemzőre van hatással, hanem az egész fejlesztési ciklust érinti. A kódolóknak szükségük van a szükségtelen követelmények teljesítését szolgáló alkalmazásadatok létrehozására, míg a tesztelőknek annak biztosítására kell törekedniük, hogy az elvárt funkciók ténylegesen működjenek, ahogy azt dokumentálták és kódolták. Szakértők becsülik, hogy az új szoftveralkalmazások 10%-a és 40%-a fölösleges vagy fel nem használt funkciókat tartalmaz. Az ilyen extra funkciók mennyiségének csökkentése akár harmaddal is jelentős megtakarítást eredményezhet. A minimalizmus vagy a "tartsd egyszerűen és minimális technológiával" megközelítés csökkenti a befejezett megoldás költségét és az eljáráshoz szükséges fenntartási költségeket.

A hatékonyság két módon érhető el: az újra használat csökkentésével, és a projekt hosszának lerövidítésével.

Az újrahasználat egy gyakori iparági fejfájás, és sok szervezetnél olyan gyakori lett, hogy a projekt költségvetésében és idővonalában ténylegesen benne van. Általában az olyan hibák miatt szükséges extra munkáról beszélünk, amelyek a hiányos vagy hiányzó követelmények miatt merülnek fel, és az egész szoftverfejlesztési folyamatot érinthetik a definíciótól kezdve egészen a kódolásig és a tesztelésig. Az újrahasználat szükségességét csökkenthetjük azzal, hogy gondoskodnak arról, hogy a követelménygyűjtés és -meghatározási folyamatok alaposak legyenek, valamint biztosítva azt, hogy a projekt üzleti és technikai tagjai már korai szakaszban részt vegyenek ezekben a folyamatokban.

A projekt időtartamának lerövidítése két lehetséges előnnyel jár. Minden hónap, amelynek a projekt időtartamát rövidíteni lehet, a projekt forrásigényét más projektek felé terelhető. Ez megtakarítást eredményezhet a jelenlegi projekten, és a jövőbeni projektek korábbi indítását eredményezheti (ezáltal növelve a bevételi potenciált).

Ez a szócikk részben vagy egészben a Business analysis című angol Wikipédia-szócikk ezen változatának fordításán alapul. Az eredeti cikk szerkesztőit annak laptörténete sorolja fel. Ez a jelzés csupán a megfogalmazás eredetét és a szerzői jogokat jelzi, nem szolgál a cikkben szereplő információk forrásmegjelöléseként.

• Project Management Institute. Business Analysis for Practitioners. Project Management Inst (2015. január 1.). ISBN 978-1-62825-069-5