Byrokratia (ransk.bureau + kreik.kratein) tarkoittaa organisaatioita, toimenpiteitä, protokollia ja sääntelyä, joilla jotakin toimintaa määrätään ja suoritetaan. Sitä esiintyy tyypillisimmin hallinnossa sekä suurissa organisaatioissa.
Byrokratiaa esitetään usein samaksi asiaksi kuin virkavalta. Sanaa ”byrokratia” käytetään usein kielteisessä merkityksessä (esimerkiksi ”turhaa byrokratiaa”).
Sana byrokratia tuli käyttöön hieman ennen Ranskan vallankumousta (1789) ja levisi pian muihin maihin. Termi ”byrokratia” on alkujaan ranskalainen. Se koostuu ranskan kielen sanasta bureau – kansi tai toimisto – ja kreikan kielen sanasta kratos – tarkoittaen hallita tai poliitista voimaa.[1]
Byrokratiaa on kuitenkin ollut jo antiikin aikana. Keskiajalla Bysantin valtakuntaan muodostui keskitetty byrokraattinen hallinto, jossa korkeat virat periytyivät sukuaatelin piirissä. Jo 900-luvulla maassa oli yli 900 tärkeää virka-arvoa. Tämä bysantinismi on laventunut merkitsemään yleisesti muototarkkaa ja seremoniallista byrokratian viidakkoa.[2] Tosin termi bysantinismi on tullut käyttöön vasta 1800-luvullalähde?.
Weberin byrokratiakäsite
Max Weber esitti byrokratian ideaalimallin vuonna 1922 postuumisti julkaistussa käsikirjoituskokoelmassaan Wirtschaft und Gesellschaft.[3] Ideaalimallilla Weber ei tarkoittanut mielestään parasta mahdollista organisaatiota, vaan puhdasta byrokraattista mallia (vertaa ideaoppi). Ideaalisella byrokratialla hän tarkoitti hallintomallia, jossa ihmiset tekevät töitä selkeän ohjeistuksen alaisena ja jossa työntekijöiden valta perustuu heidän ammattitaitoonsa ja asemaansa eikä ole henkilökohtainen ominaisuus. Päätökset byrokraattisessa organisaatiossa tehdään sääntöjen perusteella ja persoonattomasti, jotta päästäisiin eroon suosimisongelmista, kuten nepotismista. Byrokraattisen organisaation tarkoitus on toimia rationaalisesti ja laskelmoidusti organisaation johdon asettamien tavoitteiden toteuttamiseksi.[4]
Vaikka Weberin esittämä malli kuuluu johtamisen opintojen perusteisiin, hän ei kuitenkaan tarkoittanut omaa malliaan esikuvaksi eikä hän kirjoittanut teostaan liikkeenjohdon tutkijoille. Weberin tarkoitus oli kuvata länsimaiden rationalisoitumisen prosessia. Tämän prosessin yksi osa oli byrokraattisen vallan lisääntyminen karismaattisen vallan kustannuksella, jossa valta oli henkilökohtainen ominaisuus ja säännöt olivat ad hoc -sääntöjä. Weber oli myös hyvin tietoinen ”seurauksien paradoksista”, jonka mukaan keinot usein estävät tavoitteiden toteutumisen. Esimerkiksi tiettyyn pisteeseen asti säännöt auttavat organisaatiota toimimaan, mutta sääntöjen aiheuttamaan paperisotaan voi myös hukkua, ja säännöillä on tapana lannistaa työntekijöiden oma-aloitteisuutta.[4]
Lähes kaikissa organisaatioissa nykyään on byrokraattisen, rationaalisen organisoitumisen piirteitä ja tavoitteita. Työnjohto on usein hierarkkista ja tavoitteiden asettaminen tehdään hierarkian huipulla. Organisaatioissa toimitaan sääntöjen mukaan, ja esimerkiksi sosiaalietuuksien käsittely perustuu hyvinkin tarkkoihin sääntöihin, joiden tarkoitus on taata kansalaisten tasavertainen kohtelu. On myös helppo huomata, että organisaatiot eivät oikeastaan koskaan ole ideaalimallin mukaisia. Tämä voi olla sekä etu – kuten edellä on esimerkissä kuvattu – että haitta esimerkiksi silloin, kun asema organisaatiossa ei perustukaan osaamiseen.[4]
Käytännössä organisaatioissa painitaan yleensä sen ongelman kanssa, miten itsenäisesti tai sääntöjä noudattaen työntekijät työtään tekevät. Yleensä vakaassa ympäristössä toimivat organisaatiot noudattavat byrokratian sääntöjä tiukemmin kuin turbulentissa ympäristössä olevat organisaatiot, jotka tavoittelevat organisaation joustavuudesta kykyä sopeutua muuttuvaan ympäristöön.[4]
Byrokratia eri maissa
Byrokratian määrää on pyritty mittaamaan ja vertailemaan esimerkiksi tutkimalla yritysten verojensa selvittelyyn käyttämää aikaa[5]. Maailmanpankin mukaan ihmiset käyttävät siihen maailmassa keskimäärin lähes 425 tuntia vuodessa. Pienimmällä ajankululla ihmiset selviävät Hongkongissa, jossa aikaa kuluu 34,5 tuntia. (Tilasto vuodelta 2019.) Suomessa aikaa kuluu 90 tuntia vuodessa.[6]
Watson, Tony J.: Sociology, Work and Industry, 4. painos. Routledge, 1980. ISBN 0-415-32165-4(englanniksi)Weberin byrokratiakäsite-osion lähdelähde tarkemmin?
Vartola, Juha: Byrokratia modernin hallinnan muotona, Teoksessa Karppi Ilari & Sinervo Lotta-Maria (toim.) Governance: uuden hallintatavan jäsentyminen. Tampere: Tampereen yliopisto. Kauppa- ja hallintotieteiden tiedekunta. Hallintotieteiden keskus, ss. 13-43, 2009. ISBN 978-951-44-7619-8. Viitattu 1.6.2016.
