Gestión documental

La gestión documental o gestión de documentos es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía, siempre al servicio auxiliar de la disciplina archivística.[1]

En la norma ISO 15489-1:2001, mencionan que la gestión documental como el proceso eficiente y sistemático de controlar la creación, recepción, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos. La gestión documental es fundamental para mantener la integridad, accesibilidad y seguridad de los documentos en una organización. Existen también sistemas de gestión documental (SGD) que funcionan como apoyo para este proceso.[2]

Desarrollo de la gestión documental

Esta es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la gestión documental, aún los profesionales en sistemas de información son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrónico.

El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de la experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean el formato bibliográfico MARC (Machine Readable Cataloging)[3]​ o catalogación legible por máquina, para sus bases de datos. Unos años más tarde el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el uso generalizado de bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas.

En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar. Algunos sistemas se están preservando o adaptando al formato electrónico mediante diversas herramientas.[4]

Diferencias de terminología entre el inglés y el español

Debido a diferencias filosóficas y semánticas entre los modelos administrativos anglosajones y latinos, se mantiene hasta el día de hoy una cierta tensión entre las nociones de gestión documental y la archivística, como si de cosas muy diferentes se tratase. Por un lado, en español no existe una palabra del todo equivalente al concepto de record inglés, que cubre todo aquello que documenta algo. En español usamos el término "documento de archivo", que es más pobre en significado. Cuando en inglés se dice Records management se está refiriendo a la gestión documental de documentos de archivo específicamente. Pero por otro lado, en inglés la palabra archive significa casi invariablemente "archivo histórico", mientras que en español el "archivo" se entiende en sus varias fases: archivo corriente o de gestión, archivo administrativo o intermedio y, finalmente, el archivo permanente o histórico.[5]

Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, en los países hispanohablantes y lusófonos al menos, de creer que la archivística se aplica sólo a los archivos históricos, o que el ' se refiere a la gestión de cualquier tipo de documentos. En la realidad, no es así: La archivística cubre el records management y la gestión de archivos históricos también, mientras que la gestión documental es más amplia que el records management ya que se puede aplicar a cualquier tipo de documentos, no sólo a los administrativos o de archivo.

La gestión documental fue siempre una necesidad, y al mismo tiempo, un problema para las organizaciones, representando gastos en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de conservación, tiempo dedicado a la organización y búsqueda de documentos, duplicaciones, gastos de fotocopias, fax, etc.

La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.

Procesos de la gestión documental

Podemos englobar la definición de gestión documenta a todos aquellos procesos que son llevados a cabo por una empresa de forma ordenada, articulada y previamente estudiada, con el  fin de tener el control total de toda la información que entra, sale y se almacena en la misma. Este proceso de gestión documental es de vital importancia, ya que absolutamente todo tipo de archivo tiene un determinado valor para la empresa, la cual al optar por su correcto manejo y almacenaje, lo deja disponible y a la orden para ser usado cuando así se requiera. [6]

PLANEACIÓN Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. [7]
PRODUCCIÓN Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. [8]
GESTIÓN Y TRÁMITE Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. [9]
ORGANIZACIÓN Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. [10]
TRANSFERENCIA Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. [11]
DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.[12]
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. [13]
VALORACIÓN Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva)Fuente: República de Colombia. Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012 (Reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000), Artículo 9°.] [14]

La política de gestión documental en el Estado Colombiano

acorde con el artículo 6 del Decreto 2609 de 2012 debe ser entendida como el conjunto de directrices establecidas por una entidad para tener un marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica, un conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte, una metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación, un programa de gestión de información y documentos, una adecuada articulación y coordinación entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.[15]

Términos relacionados

Sistema de Administración de Contenidos

El Sistema de Administración de Contenido podría tender a confundirse con un sistema de Administración Documental pero este es utilizado principalmente a nivel web y si bien es cierto comparten características como administración de información e incluso en alguno de sus formas utilizan bases de datos el objeto de administración de este sistema esta predominantemente orientado a la WEB.

Gestión del Conocimiento

La Gestión del Conocimiento "es todo el conjunto de actividades realizadas con el fin de utilizar, compartir y desarrollar los conocimientos de una organización y de los individuos que en ella trabajan, encaminándolos a la mejor consecución de sus objetivos"[16]​. La mayoría de estos intangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captación, estructuración y transmisión de conocimiento. Por lo tanto, la Gestión del Conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta. La Gestión del Conocimiento es un concepto dinámico o de flujo.

Probablemente después de leer esta definición podremos darnos cuenta que un sistema de gestión documental es una de las herramientas en las que se puede apoyar la gestión del conocimiento para efectivamente gestionar de mejor forma, más eficiente y con las ventajas, que veremos más adelante, los activos intangibles.

En el momento en que la gestión de documentos es incorporada por la archivística, la necesidad de identificar los documentos se hace aún más indispensable, como condición para la formulación de los requisitos de normalización para la clasificación y la evaluación documental.

Bases de datos documentales

En las bases de datos documentales cada registro se corresponde con un documento, sea éste de cualquier tipo: una publicación impresa, un documento audiovisual, gráfico o sonoro, un documento de archivo, un documento electrónico, etc.

Es erróneo relacionar sistema de gestión documental con bases de datos documentales pues la gestión documental es un concepto que abarca a la base de datos documental, es mucho más dispendioso y existen muchas más variables fundamentales en el sistema de gestión documental aparte de las bases de datos documentales.

Definiciones formales

ISO proporciona la siguiente definición: "Disciplina encargada del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de records, incluyendo el proceso de captura y mantenimiento de las evidencias e informaciones acerca de actividades de negocio y transacciones en la forma de records".

Por otra parte, el Consejo Internacional de Archivos (CIA) define record como: "un fragmento específico de información registrada que se ha generado, recopilado o recibido en la iniciación, conducción o compleción de una actividad y que aglutina suficiente contenido, contexto y estructura como para probar o evidenciar dicha actividad"

Ventajas

Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro de una forma sencilla. La organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico o resolución del problema de localización de documentos, siempre y cuando exista un correcto control en el orden de los ficheros.[17]

Uso racional de los recursos: La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Para seguridad y fiabilidad de documentos de gran valor para la organización, pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.

Productividad y valor añadido: Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.

Mejora en la toma de decisiones: Uno de los beneficios más importantes de la gestión documental es la mejora en la toma de decisiones dentro de la empresa. Al tener acceso a información precisa y actualizada en todo momento, los líderes empresariales pueden tomar decisiones informadas y estratégicas. Además, la capacidad de analizar datos históricos y tendencias a través de herramientas de gestión documental avanzadas permite identificar oportunidades de mejora y anticipar desafíos futuros.[18]


Referencias

  1. Nievas, Juan (1923). Acerca de la gestión diplomático-documental. 
  2. «Qué es un sistema de gestión documental (SGD)». 
  3. Office, Network Development and MARC Standards. «MARC STANDARDS (Network Development and MARC Standards Office, Library of Congress)». www.loc.gov. Consultado el 10 de febrero de 2022. 
  4. «Herramientas de Gestión Documental – Digitalización, Organización, Custodia y Destrucción de Documentos». www.gureakmarketing.com. 
  5. Torres, Irima Campillo (2010). Sistema de gestión integral de documentos de archivo para empresas de la construcción del territorio de Camagüey. Universidad de Granada. Consultado el 10 de febrero de 2022. 
  6. Ibáñez, Claudia. «¿En qué consisten los procesos de Gestión Documental? | Buk». www.buk.co. Consultado el 4 de mayo de 2024. 
  7. «Planeación». 
  8. «Producción». 
  9. «GESTIÓN Y TRÁMITE». 
  10. «Organización». 
  11. «TRANSFERENCIA». 
  12. «Disposición». 
  13. «PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO». 
  14. «VALORACIÓN». 
  15. «Archivo General de la Nación | Política de archivos». www.archivogeneral.gov.co. Consultado el 30 de septiembre de 2021. 
  16. Gestión del conocimiento y gestión de la información | revista PH. Consultado el 10 de febrero de 2022. 
  17. G., César. «Cuál es la mejor forma de organizar un PDF». Blog de FormatPDF. Consultado el 14 de diciembre de 2020. 
  18. «¿Qué es la gestión documental? Características y tips para empresas». 1 de abril de 2024. Consultado el 26 de abril de 2024. 

Read other articles:

Gadis Minimarket Sampul edisi IndonesiaPengarangSayaka MurataJudul asliKonbini Ningen (コンビニ人間code: ja is deprecated )PenerjemahNinuk SulistyawatiNegaraJepangBahasaBahasa JepangLatar tempat/waktuJepangDiterbitkanJuni 2016 di BungakukaiPenerbitBungeishunjūTanggal terbit27 Juli 2016Tgl. terbit (bhs. Indonesia)3 Agustus 2020Jenis mediaCetakHalaman160PenghargaanPenghargaan Akutagawa ke-155 (2016)ISBNISBN 978-602-0644-39-4 Gadis Minimarket (Jepang: �...

 

 

Emma WatsonWatson pada tahun 2014LahirEmma Charlotte Duerre Watson[1]15 April 1990 (umur 33) Paris, PrancisKebangsaanBritania RayaAlmamaterUniversitas Brown (Sastra Inggris)[2]PekerjaanAktris, modelTahun aktif1999–sekarangOrang tuaJacqueline LuesbyChris WatsonKerabatAlex Watson (adik)Situs webwww.emmawatson.com Emma Watson (Emma Charlotte Duerre Watson, lahir 15 April 1990) adalah seorang aktris dan model yang berasal dari London. Emma Watson terkenal karena memer...

 

 

منتخب البحرين تحت 20 سنة لكرة القدم معلومات عامة بلد الرياضة البحرين  الفئة كرة قدم تحت 20 سنة للرجال  [لغات أخرى]‏  رمز الفيفا BHR الاتحاد اتحاد البحرين لكرة القدم كونفدرالية الاتحاد الآسيوي لكرة القدم (آسيا) كونفدرالية فرعية اتحاد غرب آسيا لكرة القدم (غرب آسيا) ا�...

فندق دمشق الدوليالجغرافياالمنطقة الإدارية دمشق البلد  سوريا الإحداثيات 33°30′53″N 36°17′49″E / 33.51484°N 36.29689°E / 33.51484; 36.29689 العمارةالصنف فندق الافتتاح 1975المميزاتعدد النجوم التسييرالمالك وزارة السياحةتعديل - تعديل مصدري - تعديل ويكي بيانات فندق دمشق الدولي هو فند�...

 

 

У этого термина существуют и другие значения, см. Экибастузская ГРЭС. У этого термина существуют и другие значения, см. ГРЭС-2. Экибастузская ГРЭС-2 Страна  Казахстан Местоположение Посёлок Солнечный, около 40 км севернее города Экибастуза, Павлодарская область, Казахста...

 

 

Japanese animation series Gundam Build DiversCover of the first volume of the DVD releaseガンダムビルドダイバーズ(Gandamu Birudo Daibāzu)GenreMecha, action, science fiction Original net animationGundam Build Divers: PrologueDirected byShinya WatadaWritten byNoboru KimuraMusic byHideakira KimuraStudioSunriseLicensed byNA: SunriseReleasedFebruary 2, 2018Runtime24 minutes Anime television seriesDirected byShinya WatadaWritten byNoboru KimuraMusic b...

Азиатский барсук Научная классификация Домен:ЭукариотыЦарство:ЖивотныеПодцарство:ЭуметазоиБез ранга:Двусторонне-симметричныеБез ранга:ВторичноротыеТип:ХордовыеПодтип:ПозвоночныеИнфратип:ЧелюстноротыеНадкласс:ЧетвероногиеКлада:АмниотыКлада:СинапсидыКласс:Мле�...

 

 

2003 studio album by Michael Brecker QuindectetWide AnglesStudio album by Michael Brecker QuindectetReleasedSeptember 9, 2003 (2003-09-09)RecordedJanuary 22–24, 2003StudioBennett Studios (Englewood, New Jersey)GenreJazzLength70:20LabelVerveProducerMichael Brecker Gil Goldstein Jason Olaine Michael Brecker Quindectet chronology American Dreams(2002) Wide Angles(2003) Some Skunk Funk(2005) Professional ratingsReview scoresSourceRatingAllMusic[1]The Penguin Guide...

 

 

哈比卜·布尔吉巴الحبيب بورقيبة‎第1任突尼斯总统任期1957年7月25日—1987年11月7日(30年105天)总理巴希·拉德加姆(英语:Bahi Ladgham)(1969年-1970年)赫迪·努伊拉(英语:Hedi Nouira)(1970年-1980年)穆罕默德·姆扎利(英语:Mohammed Mzali)(1980年-1986年)拉希德·斯法尔(英语:Rachid Sfar)(1986年-1987年)宰因·阿比丁·本·阿里(1987年)继任宰因·阿比丁·本·...

Hotel in Portland, Oregon, U.S. The Bidwell Marriott PortlandGeneral informationTown or cityPortland, OregonCountryUnited StatesCoordinates45°31′14″N 122°40′44″W / 45.520426°N 122.678862°W / 45.520426; -122.678862 The Bidwell Marriott Portland is a hotel located at 520 Southwest Broadway in Portland, Oregon, United States. Construction on the Portland Marriott City Center began in 1996 and the hotel opened in 1999.[1] It closed for renovations in 20...

 

 

2020年夏季奥林匹克运动会波兰代表團波兰国旗IOC編碼POLNOC波蘭奧林匹克委員會網站olimpijski.pl(英文)(波兰文)2020年夏季奥林匹克运动会(東京)2021年7月23日至8月8日(受2019冠状病毒病疫情影响推迟,但仍保留原定名称)運動員206參賽項目24个大项旗手开幕式:帕维尔·科热尼奥夫斯基(游泳)和马娅·沃什乔夫斯卡(自行车)[1]闭幕式:卡罗利娜·纳亚(皮划艇)&#...

 

 

Chicago Daily NewsFormatLembar lebarDidirikan1876Berhenti publikasi1978Pusat400 West Madison, Chicago, Illinois (1929-59), 401 North Wabash (1959-78) Chicago Daily News adalah sebuah surat kabar harian siang yang diterbitkan antara 1876 dan 1978 di Chicago, Illinois, Amerika Serikat. Sejarah Gedung Daily News Daily News didirikan oleh Melville E. Stone, Percy Meggy, dan William Dougherty pada 1875 dan mulai terbit pada awal tahun berikutnya. Surat kabar tersebut dikenal oleh masyarakat biasa ...

American psychologist (1929–2020) Roger ShepardShepard at the ASU SciAPP conference in March 2019BornRoger Newland Shepard(1929-01-30)January 30, 1929Palo Alto, California, U.S.DiedMay 30, 2022 (aged 93)Tucson, Arizona, U.S.Occupationcognitive scientistNotable workShepard elephant, Shepard tones Roger Newland Shepard (January 30, 1929 – May 30, 2022[1]) was an American cognitive scientist and author of the universal law of generalization (1987). He was considered a father of resea...

 

 

Artikel ini sebatang kara, artinya tidak ada artikel lain yang memiliki pranala balik ke halaman ini.Bantulah menambah pranala ke artikel ini dari artikel yang berhubungan atau coba peralatan pencari pranala.Tag ini diberikan pada Januari 2023. Stasiun Tsukioka dapat mengacu pada beberapa hal berikut: Stasiun Tsukioka (Niigata) (月岡駅) Stasiun Tsukioka (Toyama) (月岡駅) Halaman disambiguasi ini berisi artikel tentang stasiun, terminal bus, atau fasilitas transportasi umum darat lain ya...

 

 

American media consultant (born 1960) Ari FleischerFleischer in 202223rd White House Press SecretaryIn officeJanuary 20, 2001 – July 15, 2003PresidentGeorge W. BushDeputyScott McClellanPreceded byJake SiewertSucceeded byScott McClellan Personal detailsBornLawrence Ari Fleischer (1960-10-13) October 13, 1960 (age 63)New York City, U.S.Political partyRepublicanChildren2EducationMiddlebury College (BA)WebsiteOfficial website Lawrence Ari Fleischer (born October 13, 1960) is an Am...

1980 novel by Bruce Chatwin The Viceroy of Ouidah First editionAuthorBruce ChatwinLanguageEnglishPublisherJonathan CapePublication date1980Publication placeUnited KingdomMedia typePrint (Hardback & Paperback)Pages160ISBN0-224-01820-5OCLC7070983Dewey Decimal823/.914 19LC ClassPR6053.H395 V5 The Viceroy of Ouidah is a novel published in 1980 by Bruce Chatwin, a British author. Summary Chatwin's novel portrays the life of a fictional slave trader named Francisco Manuel da Silva, wh...

 

 

ロムアルド・クリム 選手情報フルネーム ロムアルド・イオシフォヴィチ・クリム国籍 ソビエト連邦種目 ハンマー投生年月日 (1933-05-25) 1933年5月25日生誕地 ソビエト連邦 白ロシア社会主義ソビエト共和国、ミンスク州ネスヴィジ郡没年月日 (2011-05-28) 2011年5月28日(78歳没)死没地  ベラルーシ、ミンスク 獲得メダル ソビエト連邦 陸上競技 オリンピック 金 1964 東京 �...

 

 

  此条目页的主題是香港的摩星嶺。关于廣州的摩星嶺,請見「白云山 (广州)」。 摩星嶺Mount Davis從西高山西脊俯望摩星嶺摩星嶺Mount Davis摩星嶺在香港島的位置 最高点海拔260米(853英尺)坐标22°16′37.3″N 114°7′29.24″E / 22.277028°N 114.1247889°E / 22.277028; 114.1247889 地理位置 香港香港島中西區西部 摩星嶺 摩星嶺(英語:Mount Davis)是香港島最�...

20th episode of the 1st season of Steven Universe Coach StevenSteven Universe episodeSteven (top middle) encourages his friends Sadie (left) and Lars (lower middle) and his father Greg during their workout.Episode no.Season 1Episode 20Directed by Ki-Yong Bae (animation) Young-Wha Yoon (animation) Elle Michalka (art) Ian Jones-Quartey (supervising) Written byRaven M. MoliseePaul VillecoProduction code1020-0516Original air dateAugust 21, 2014 (2014-08-21)Running time11 minut...

 

 

Proportion of ducted compared to combusted air in a turbofan engine This article needs additional citations for verification. Please help improve this article by adding citations to reliable sources. Unsourced material may be challenged and removed.Find sources: Bypass ratio – news · newspapers · books · scholar · JSTOR (January 2009) (Learn how and when to remove this message) Schematic turbofan engines. The high-bypass engine (top) has a large fan th...